Control Flujo Caja Vs Previsiones de Tesorería

En base a las consultas que recibo hay muchos usuarios de mi web que desconocen la diferencia entre un Control del Flujo de Caja o Control de Tesorería y las Previsiones de Tesorería.

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1 Control Flujo Caja Vs Previsiones de Tesorería.

2 ¿Por qué son importantes las Previsiones de Tesorería?

3 ¿Por qué la CAJA es crítica en las empresas? LA CAJA ES EL REY.

Control Flujo Caja Vs Previsiones de Tesorería.

La diferencia principal es una cuestión de temporalidad, el Flujo de Caja controla la información de tesorería del presente y del pasado, mientras que las Previsiones analizan lo que pasará en el futuro.

Ambos análisis o controles tienen el mismo punto de partida, el saldo actual de los bancos o caja.

Mientras que en el Flujo de Caja hay que mirar hacia atrás desde el saldo actual, en las Previsiones de Tesorería hay que mirar hacia adelante desde el saldo actual.

El control del Flujo de Caja es sencillo de gestionar ya que toda empresa que lleve una contabilidad tiene que registrar los apuntes contables de todos los movimientos bancarios o de caja.

Esto significa que la empresa tiene que trasladar sus entradas y salidas de dinero de sus cuentas bancarias a un sistema de información contable. Por lo tanto, el saldo actual de la cuenta bancaria debe coincidir con el saldo actual de la cuenta contable del banco correspondiente.

Tradicionalmente las empresas solían disponer de un programa de contabilidad a través del cual realizaban las anotaciones de pagos mediante asientos contables. Listaban los extractos bancarios y anotaban el número de asiento en el extracto. También anotaban en extracto el número de asiento que correspondía a la contrapartida que estaban pagando, una factura, una remesa, un gasto… Es decir, se realizaba una conciliación bancaria de forma manual.

Actualmente las empresas suelen disponer de ERPs, cada vez más asequibles gracias al avance de las nuevas tecnologías.

En los ERPs la gestión y la contabilidad están integrados, por lo que ya no hay que registrar asientos contables de pagos de forma manual.

Ahora se importa el archivo con los movimientos del banco o se vincula directamente con los datos de la cuenta bancaria. El contable lo único que tiene que hacer es casar los cobros y pagos con su correspondiente documento (factura, remesa, gasto…) y el programa informático generará automáticamente el asiento contable y asignará un código de conciliación.

Este gran cambio supone un importante ahorro de trabajo administrativo que no aporta valor a los productos o servicios que vende la empresa.

Sin embargo, sí que es una actividad que una empresa que lleva la contabilidad está obligada a realizar. Por lo que cuánto menos recursos se destinen a esta actividad mejor para la empresa.

Una vez registrada la información contable, disponemos de datos para realizar cualquier análisis, como por ejemplo saber dinero que ha entrado de un determinado cliente, el dinero que hemos pagado a un proveedor, el cash-flow que ha generado un producto o servicio en un periodo determinado de tiempo o el que ha generado un proyecto.

Pero recuerda que este tipo de análisis siempre se realizará desde el saldo inicial actual hacia atrás. Es decir, desde el presente hacia el pasado.

Aquí puedes ver un ejemplo sobre cómo llevar un control de cobros y pagos con Excel.

Sin embargo, cuando hablamos de Previsiones de Tesorería hacemos siempre un análisis a futuro.

Es importante saber lo que se ha cobrado y pagado en el pasado, por esa razón se lleva un control en el programa de contabilidad o en un ERP.

Pero más importante aún es saber cuánto tienes previsto cobrar y cuánto tienes previsto pagar en el futuro partiendo del saldo actual.

Hay programas de gestión que pueden incorporar esta función, pero no suele ser habitual ya que las Previsiones de Tesorería se tienen que personalizar según la información disponible y según lo que la empresa considere que debe incorporar al informe.

La Previsión de Tesorería se puede actualizar en cualquier fecha, hay empresas que necesitan realizar análisis a muy corto plazo si están con muchas tensiones de liquidez, pero lo habitual es realizar un análisis una vez al mes.

Las Previsiones de Tesorería proporcionan una información muy valiosa a la empresa, ya que en función de las variables incluidas se puede anticipar el saldo que la empresa tendrá en los próximos meses, y el saldo puede ser positivo o negativo.

Las Previsiones de Tesorería permiten tomar decisiones como por ejemplo, requerir fuentes de financiación externas, optar por la autofinanciación, reducir los plazos de cobro, ampliar los plazos de pago…. Es decir aquellas medidas necesarias para un flujo de caja óptimo para la empresa. También permite conocer aquellos documentos de cobro o de pago ya vencidos que necesitan una nueva fecha prevista de vencimiento.

Para realizar un análisis de Previsión de Tesorería hay muchas variables a tener en cuenta como por ejemplo los saldos actuales de las cuentas bancarias, las líneas de financiación disponibles, las facturas de clientes contabilizadas pendientes de cobro, las factura de proveedores contabilizadas pendientes de pago, pagos recurrentes no contabilizados (alquileres, seguros, sueldos y salarios, devolución de préstamos….) y otras previsiones de cobros y pagos como puedan ser pedidos o proyectos previstos.

Cada empresa tiene sus necesidades por lo que hay que adaptar el informe de Previsión de Tesorería a la información de cada empresa.

Aquí puedes ver algunos ejemplos de Previsiones de Tesorería.

¿Por qué son importantes las Previsiones de Tesorería?

Importante hacer previsiones de tesorería.

La pregunta parece obvia ya que a todos nos gustaría saber el dinero que tendremos disponible los próximos meses o a lo largo del tiempo para tomar decisiones.

Pongámonos en la situación de una unidad familiar y no de una empresa.

Imaginemos que queremos hacer un viaje en las vacaciones de agosto, para calcular el presupuesto del viaje tendremos en cuenta varios factores, el principal es cuánto disponible tendremos en la cuenta bancaria en agosto para poder pagar el viaje al contado o por el contrario financiarlo.

Para calcular la disponibilidad de dinero en agosto tenemos en cuenta el saldo actual de las cuentas bancarias, los ingresos recurrentes de las nóminas de la unidad familiar, una previsión de ingresos excepcionales en el caso de que pudieran existir (no vale incluir el premio de la primitiva), los pagos recurrentes ya sean mensuales, trimestrales, anuales… y una previsión o la destinación de fondos de pagos excepcionales.

Hay que tener en cuenta que la decisión a la hora de establecer un presupuesto para el viaje de vacaciones puede afectar a nuestro disponible futuro como por ejemplo un pico en el mes de septiembre para aquellas unidades familiares con hijos que empiezan el curso escolar, por lo que la decisión no solo estaría basada en el disponible en agosto sino también en el disponible de meses posteriores.

Este tipo de situación es similar en las empresas, pero con la diferencia de que en las empresas es mucho más complicado realizar una previsión de tesorería para los próximos meses.

En una empresa hay muchas más variables y hay un grado de incertidumbre que en la unidad familiar no se suele dar cuando los ingresos provienen de nóminas mensuales.

Muchas empresas no realizan previsiones de tesorería y solo tienen en cuenta lo saldos en cartera, es decir los vencimientos de cobro y pago generados por las facturas emitidas y recibidas y por cuentas a cobrar y pagar de origen contable como las remuneraciones pendientes de pago y las liquidaciones de impuestos y a la seguridad social.

Con esta información obtenemos una pseudo previsión de tesorería y la visión que podemos tener del disponible es a muy corto plazo.

En las empresas sabemos que hay pagos que se van a generar todos los meses o con una recurrencia por ejemplo cada 2 meses, trimestralmente, anualmente… son pagos seguros que habrá que realizar pero que todavía están registrados contablemente por lo que no aparecerán en el informe de saldos en cartera. Si estos pagos no aparecen en el informe de vencimientos ¿cómo podemos predecir el saldo disponible en el futuro?

Hay empresas que tienen cobros recurrentes, o proyectos confirmados con plazos establecidos pero que todavía no han emitido las facturas, o hay empresas que teniendo en cuenta históricos y la evolución del año en curso pueden estimar los cobros que van a tener los próximos meses. Pero esta información al igual que ocurre con los pagos recurrentes no está disponible en los informes de vencimientos de saldos en cartera.

Al igual que ocurre en la unidad familiar la empresa basa mucha de sus decisiones en función de su posición de tesorería, por ejemplo decisiones como ampliación de mercado, lanzamiento nuevos productos o servicios, condiciones de abastecimientos, contrataciones de empleados, inversiones, necesidades de financiación, reducción de costes financieros…

Casi todas las decisiones de la empresa se basan en los fondos disponibles y futuros, por esta razón es vital cuidar mucho el cálculo de los fondos futuros, de lo contrario puede ocurrir que la empresa incurra en una posición negativa de tesorería o llegue a tener dificultades a la hora de acceder a financiación externa, y obviamente si se desconoce el disponible futuro es difícil tomar decisiones como las que he comentado anteriormente.

¿Por qué la CAJA es crítica en las empresas? LA CAJA ES EL REY.

La expresión «la caja es el rey» alude a la naturaleza crítica de la gestión del flujo de efectivo en los negocios.

Numerosas variables pueden conducir al fracaso de una empresa, pero una que nunca desaparece y afecta a todos los proyectos es la falta de financiación para cubrir los numerosos gastos.

Como resultado, cada esfuerzo de la empresa debe proporcionar un flujo de ingresos sustancial.

Priorizamos las ganancias a largo plazo, pero la caja es el rey a corto plazo.

Es posible que podamos soportar una pérdida durante un breve período de tiempo, tal vez incluso un año entero. Lo que realmente queremos es algo eficiente que nos permita abordar nuestro trabajo sin sentirnos estresados.

Sin restricciones monetarias, podemos tomar decisiones sobre la gestión con más y mejor información.

Cuando no hay problemas de flujo de efectivo, es más fácil tomar decisiones basadas en resultados.

El resultado neto del ejercicio es el objetivo, pero alcanzarlo requiere superar obstáculos en el camino.

Según la teoría de la gestión empresarial, lo ideal es que los cobros de las facturas de las ventas lleguen antes que los pagos de las compras.

Es decir, pagamos a nuestros proveedores solo cuando hemos recibido el pago de nuestros clientes.

Sin embargo, en el mundo actual, esto ocurre con poca frecuencia (hipermercados, comercio online…)

Cuando no es viable adelantar los cobros a los pagos, se requiere un superávit de tesorería para cubrir este desfase.

Si no recibimos este saldo, corremos el riesgo de incumplir nuestros compromisos de pago.

Y el mercado, es decir, los proveedores, no perdona fácilmente tal incumplimiento.

Si tenemos suficiente efectivo disponible para financiar el ciclo operativo habitual del negocio, podemos concentrarnos en el margen.

Si nos quedamos sin efectivo, seguramente tendremos que aceptar reducciones de margen para crearlo.

Y tales disminuciones de margen ocasionalmente darán como resultado operaciones de negocio con pérdidas.

Podemos tolerar pérdidas comerciales durante un período corto de tiempo, pero no durante un período prolongado.

Adicionalmente, si esta escasez de efectivo coincide con una recesión en nuestro mercado (sector o economía), resultará en una disminución en las ventas, reduciendo aún más nuestra generación de efectivo.

El método para resolver este desafío temporal será reducir el margen a cambio de un cobro más rápido.

Como resultado, podemos aceptar una pérdida a corto plazo.

El problema surge cuando se vuelve crónico y no podemos ganar suficiente efectivo para cumplir con las expectativas de nuestra empresa.

Es vital construir un control de gestión empresarial que identifique las variaciones en la generación de caja; esto permite la toma de decisiones oportuna.

Para anticipar y responder adecuadamente, se requiere construir sistema de Previsiones de Tesorería como el de este modelo realizado con Excel capaz de anticipar los flujos de efectivo.

Estos sistemas de control se desarrollan mediante un estudio de los flujos de efectivo, ya que, como se dijo anteriormente, «la CAJA es el rey».

Control Presupuestario & Previsiones de Tesorería