7 claves para implantar con éxito el ERP ODOO

7 Claves para Implantar con éxito el ERP ODOO.

Aunque actualmente me dedico exclusivamente a proporcionar asistencia y formación funcional y soporte de Control de Gestión y Financiero del ERP ODOO, he dedicado varios años a la implantación de muchos proyectos de ODOO.

En base a mi experiencia a la hora de implantar el ERP ODOO, el factor clave principal es el trabajo en equipo entre la empresa que requiere la implantación y la empresa consultora contratada para la ejecución, si una de las 2 patas es más débil que la otra, el ERP se tambaleará.

Aun así, en mi opinión hay 7 factores clave que hacen que una implantación de ODOO tenga éxito:

1) La empresa que ha tomado la decisión de implantar ODOO, debe tener muy claro qué espera conseguir de la implantación.

Muchas toman la decisión basada en que es de código abierto por lo tanto deducen que el importe de inversión será mejor que con otros ERPs.

Toman la decisión con criterios de coste de inversión en lugar del retorno de la inversión.

Muy pocas empresas se plantean el retorno de la inversión, su única preocupación es el coste.

Si el coste de la inversión no está alineado con los resultados que se esperan obtener lo único que conseguirá la empresa es que el coste sea cada vez mayor.

Costes no solo relacionados con la implantación o el mantenimiento, sino costes internos operativos, como procesos no automatizados, retrabajos, elevado porcentaje de errores humanos, elevados tiempos administrativos, carencia de herramientas de control y de información para análisis y toma de decisiones…

El análisis previo y el diseño del ERP de forma detallada es clave para su futuro éxito.

2) La elección de la empresa consultora que va a ejecutar la implantación.

¿Tiene la consultora la suficiente experiencia demostrable para abordar el proyecto?

¿Está el equipo consultor altamente cualificado?

¿Es un equipo multidisciplinar o únicamente es un equipo técnico (informáticos) que saben programar, pero tienen limitaciones en cuanto a gestión empresarial?

Esto es un error habitual de las empresas que contratan consultoras, únicamente se centran en el aspecto técnico del equipo consultor, cuando un ERP además de una avanzada tecnología conlleva un gran cambio en la forma en la que la empresa va a gestionar los recursos.

3) El diseño del ERP. ODOO es un amplio sistema de gestión empresarial capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier empresa.

Pero esa adaptación posiblemente requiera un desarrollo de programación debido a particularidades propias de los procesos o la actividad de la empresa.

Recientemente he visto muchas empresas abandonar el ERP ODOO por una alternativa vertical especializada en el proceso clave de la empresa.

Si la empresa ha tomado la decisión de implantar ODOO lo primero que tiene que hacer es comunicar a la empresa consultora el proceso clave o crítico para una evaluación o una propuesta de diseño.

Es impensable que 1 año después de empezar la implantación se comunique a la consultora ese proceso clave que se tenga que desarrollar y se requiera un desarrollo e implantación en muy poco tiempo.

Pues esto es bastante habitual.

Si la actividad clave es la fabricación de una forma determinada de productos, esto es lo primero que debe comunicar la empresa a la consultora para analizar su viabilidad.

No empezar con facturación o contabilidad y dejar fabricación para el final.

Lo ideal es que las consultoras tuviesen verticales especializados listos para ser implementados tan solo con la necesidad de realizar pequeños cambios o adaptaciones, pero la política actual de ODOO es lanzar una nueva versión prácticamente cada año, las versiones de ODOO pueden cambiar radicalmente respecto a la anterior, esto dificulta enormemente el desarrollo y mantenimiento de verticales.

4) El rol del líder de proyecto de la empresa es clave para el éxito a la hora de implantar el ERP.

Sin un líder, la implantación del ERP es un parcheo continuo de funcionalidades en la que cada departamento o responsable de área barre para su propia casa. Se deja de lado el interés común o global por parte de la empresa a cambio de intereses personales o departamentales.

Un líder de proyecto debe de tener experiencia y conocimientos técnicos avanzados en gestión empresarial.

Debe disponer del tiempo suficiente para poder revisar todas las fases que se van implantando.

Tiene que ser el punto de unión entre la empresa y la consultora.

5) El plan de trabajo del equipo consultor y la empresa. El cumplimiento de los plazos por ambas partes.

El diseño previo es fundamental para el éxito, pero también lo es la ejecución.

Sin una correcta ejecución los plazos se alargan, se puede dejar colgada a la empresa o incluso dejarla inoperativa.

Los plazos y tareas deben estar detalladamente planificadas y deben cumplirse según lo establecido. El cumplimiento del plan de acción es responsabilidad de la consultora y de la empresa. Aquí es donde el trabajo en equipo es el factor clave.

6) El testeo de las funcionalidades implantadas del ERP.

Según la consultora va implantando por fases el ERP, es responsabilidad de la empresa tetearlas y validarlas.

Es impensable que después de 1 año de trabajo la empresa detecte problemas o errores que se podrían haber solventado desde el inicio.

La empresa debe asignar a una persona responsable del testeo de todos los procesos y validar que todo funcione correctamente según lo acordado.

7) El soporte y la formación tras la puesta en marcha o lanzamiento del ERP.

Un ERP es una maquinaria amplia y compleja, afecta a toda la organización de la empresa, los procedimientos y roles deben estar muy definidos.

Los empleados deben ser capaces de utilizarlo desde el inicio y también comprender las relaciones entre los distintos procesos.

Es habitual que después de una implantación haya necesidades por cubrir o dudas sobre cómo realizar determinados procesos.

Por lo que es clave la disposición de recursos por parte de la consultora para dar soporte a la empresa de forma ágil y rápida y no generar así cuellos de botella que hagan que una implantación exitosa se convierta en una fallida experiencia por parte de los empleados.

Guía completa sobre CONTABILIDAD ERP ODOO aquí. Tutoriales, ejemplos, módulos, trucos…