¿Problemas con el ASIENTO de APERTURA contable de tu ERP ODOO?

Problemas con el ASIENTO de APERTURA contable de tu ERP ODOO o HOLDED.

Cuando una empresa inicia el ejercicio fiscal uno de los grandes retos es el ASIENTO DE APERTURA originado por el asiento de cierre del año anterior.

Si una empresa lleva su contabilidad en otro programa de gestión o ERP y migra a uno nuevo como ODOO o HOLDED, habrá que tener varias cosas en cuenta para crear el asiento de apertura en el nuevo ERP.

El asiento de apertura del ejercicio fiscal con el que se comienza con el nuevo ERP, tanto ODOO como HOLDED se puede efectuar de forma manual.

Aunque en la realidad no sea lo más recomendable ya que un asiento de apertura puede contener un gran número de apuntes contables.

En la práctica lo habitual no es cerrar el año a fecha del 31 de diciembre, lo normal es que se tarde varios meses en realizar el cierre completo del ejercicio anterior, por lo que se pueden dar varias situaciones dependiendo de lo que quiera hacer la empresa:

Realizar un pre-cierre del ejercicio anterior e importarlo como un asiento de apertura temporal en el nuevo ERP.

Normalmente se cargan los saldos de las cuentas a cobrar y a pagar, ya que de esta forma se puede empezar a conciliar los saldos pendientes los cobros y pagos del año de puesta en marcha en el nuevo ERP.

Esto permite llevar un control de los saldos pendientes de clientes y proveedores ya desde el nuevo ERP.

Si por lo que sea algunos saldos del pre-cierre cambian, siempre se pueden modificar de forma manual o si son muchos cambios a realizar, se puede actualizar posteriormente a través de una importación.

Si no se realiza el pre-cierre se puede conciliar cobros y pagos contra las cuentas contables y empresas correspondientes, pero no se dispondrá en el nuevo ERP de la información de saldos pendientes de estos clientes y proveedores, por lo que la empresa puede perder durante unos meses el control de su tesorería.

Una vez completado el cierre del ejercicio en el ERP antiguo ya se podrá actualizar la información del asiento de apertura con un archivo de importación.

En HOLDED no se permite actualizar los apuntes contables a través de la importación del archivo, por lo que el procedimiento sería, eliminar el asiento temporal de apertura y cargar el nuevo asiento. ¿Puede esto afectar a las conciliaciones realizadas?

En el caso de Holded no, ya que la eliminación del asiento de apertura no afecta a los asientos conciliados de cobros y pagos por lo que los saldos no sufrirán cambios después de la carga del asiento de apertura final.

En ODOO se puede importar el asiento de apertura con los saldos totales de los clientes y proveedores o se pueden importar apuntes de efectos a cobrar y pagar con su fecha de vencimiento.

Esto último es útil cuando la empresa cobra por recibos SEPA, pagarés y paga a través de pagarés, confirming….ya que permitirá un mayor control de los efectos pendientes.

Tanto en ODOO como en HOLDED es muy importante preparar la plantilla con los apuntes contables a importar.

Puede que pases de un sistema contable con subcuentas de clientes y proveedores a un sistema contable de cuentas genéricas.

También puede que cambies el número de dígitos en las cuentas.

Por lo tanto lo normal es realizar un mapeo de información en el caso de que haya cambios en los planes de cuentas.

Técnicamente HOLDED es más sencillo por lo que tu mismo podrías realizar el proceso de importación del pre-cierre y el posterior cierre final.

Pero cuidado con las automatizaciones de cierre y apertura de HOLDED que pueden darte una sorpresa.

Sin embargo, en ODOO a no ser que ya tengas experiencia en importaciones o migraciones lo recomendable es que te pongas en manos de un consultor técnico ya que es una funcionalidad muy compleja que requiere de conocimientos técnicos propios del ERP.

También podéis aprovechar la opción gratuita del ERP HOLDED para poder practicar. Aquí os dejo algunos vídeos publicados.