Errores comunes cometidos por usuarios en el ERP ODOO

Errores de Usuarios en ODOO.

Errores comunes cometidos por usuarios en el ERP ODOO.

Como ya sabréis un ERP es un sistema que integra la información y procesos de distintas áreas de la empresa, un ERP está diseñado para que puedan trabajar usuarios de distintos departamentos de forma centralizada.

Al ser procesos centralizados, encadenados unos con otros y controlados a través de estados o fases cuando un usuario comete un error e intenta rectificarlo el usuario se da cuenta de que la rectificación no es tan fácil como pueda ser en un programa de gestión específico o una hoja de cálculo.

En el ERP se antepone lo primero de todo la seguridad, por defecto el ERP está diseñado para que un usuario no modifique los datos registrado cuando le de la gana o lo convenga.

Si un usuario comete muchos fallos y tiene que estar continuamente corrigiendo la empresa debería aplicar acciones correctivas para evitar que ocurra.

Llevo ya unos cuantos años implantando el ERP ODOO en las empresas y en la mayoría de ellas el número de errores cometidos por los usuarios es altísimo.

La mayor parte de los usuarios se quejan de las dificultades que tienen a la hora de rectificar el error en el ERP.

Pero lo que no entienden es que el ERP está diseñado para evitar que cometas errores y que no puedas realizar modificaciones una vez registrada.

Imagina que los usuarios pudiesen modificar datos de movimientos de stock, facturas, asientos, cobros, pagos, sin ningún tipo de control.

Imagina que puedan modificar datos de facturas una vez emitidas o recibidas o habiendo liquidado los impuestos o habiendo presentado los libros oficiales

En un ERP participan muchos usuarios por lo que la seguridad de la información es lo primero, para conseguir que todo funcione correctamente es recomendable que los procesos, las funciones, los roles estén procedimentados.

Que cada usuario sepa exactamente lo que tiene que hacer, cómo y cuándo lo tiene que hacer.

Un ERP como ODOO funciona con estados, fases o etapas, antes de validar la información siempre hay una fase previa de revisión, control o chequeo, antes de pulsar al botón de confirmación o validación del proceso el usuario tiene todo el tiempo del mundo para revisar que la información es correcta. Pero las personas somos de gatillo fácil y solemos pulsar el botón antes de revisar que toda la información esté ok.

A pesar de que el ERP ODOO esté diseñado para que no puedas rectificar fácilmente y sin control la información validada, los partners y desarrolladores han tenido que quitar todas las restricciones de seguridad para que los usuarios puedan rectificar todos los errores cometidos.

Cada vez que un usuario comete un error el tiempo y la pérdida de dinero que genera es considerable, por lo que la empresa debería aplicar métodos de control preventivos o como se suele utilizar en la terminología “lean” métodos poka-yoke para la prevención de errores.

Los errores más comunes que suelen cometer los usuarios en el ERP ODOO:

Crear una cuenta contable de forma errónea
Emitir una factura sin haber registrado el CIF correctamente en la ficha del cliente
No registrar correctamente los datos de un cliente o un proveedor
Duplicar un cliente o proveedor
Duplicar un producto o servicio
Configurar erróneamente un producto o servicio
Creación errónea por parte de usuarios de almacenes y ubicaciones
Configuración errónea por parte de usuarios de impuestos y mapeos
Confirmar un pedido de venta con datos erróneos
Validar un albarán con datos erróneos
Validar una factura de venta con datos erróneos
Registrar facturas de compras con datos erróneos
Falta de comprensión del funcionamiento de un ERP de gestión integral

Muchos de estos errores son fácilmente evitables si la empresa se organiza apropiadamente, si se asignan funciones y roles a los usuarios y si los usuarios tienen la formación adecuada para el trabajo que van a desarrollar en el ERP.

En próximos artículos hablaré sobre estos errores y cómo solucionarlos. Aunque tal como he comentado antes, la mejor forma de solventarlos es evitar que ocurran.

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