Excel y ERP ODOO inseparables compañeros de viaje

Excel y ERP ODOO inseparables compañeros de viaje.

Muchos profesionales se empeñan en matar a Excel en la gestión de las empresas, sinceramente dudo que eso vaya a pasar alguna vez, cuando lo que realmente está ocurriendo es que los mejores ERPs del mercado, los más avanzados tecnológicamente dependen de Excel como complemento o parte del proceso de la implantación.

Excel es un excelente compañero de viaje de un ERP.

Es contradictorio que un ERP open source dependa de una herramienta privativa como Excel para muchos aspectos, en versiones antiguas del ERP costaba encontrar algún módulo relacionado con Excel, actualmente hay todo tipo de módulos que exportan a Excel, y esto es así porque las empresas lo demandan.

Cuando implantamos el ERP ODOO en una empresa una de las primeras cosas que nos preguntan los usuarios es cómo exportar listados a Excel Un patrón común en todas las empresas,

¿qué misterio lleva a todas las empresas querer exportar listados a Excel, no tienen suficiente con la información que proporciona el ERP?

¿En el ERP no se pueden realizar filtros, búsquedas y operaciones aritméticas?

¿No se supone que la implantación de un ERP va a reducir el uso de Excel en la gestión de la empresa?

Entonces, cuál es el motivo por el que todas las empresas necesitan exportar la información a Excel.

Pues por el motivo para el que Excel fue creado, para analizar, controlar la información y para tomar decisiones.

Las empresas están acostumbradas a utilizar Excel por su flexibilidad y rapidez, así que el ERP queda como una gran base de datos para gestionar información y automatizar procesos administrativos, pero ¿puede un ERP analizar la información igual que se analiza con Excel?

Excel es flexibilidad y rapidez.

Si por ejemplo necesito un informe que cruce información entre distintas áreas con Excel lo puedo obtener en muy poco tiempo.

Además necesito que el informe sea dinámico y esto me lo permiten las tablas dinámicas, pero además necesito automatizar ciertos aspectos y esto lo puedo realiza con macros.

El mismo informe integrado en el ERP posiblemente supongo un coste adicional, además del tiempo de elaboración puede durar días, semanas o meses.

¿Cómo se controla que la información del ERP sea correcta y fiable? Normalmente con Excel.

Muchas veces tenemos fe ciega en que la información del ERP es completamente correcta, sin embargo la realidad es todo lo contrario.

Un ERP es una poderosa herramienta, pero es compleja en su implantación y en su manejo, es fácil cometer todo tipo de errores en el sistema.

Por esta razón se recurre muchas veces a Excel para realizar comprobaciones, comparaciones, cruces y controles. Con Excel puedo rápidamente filtrar, agrupar, realizar operaciones aritméticas, cruzar información, poner alertas… y así comprobar que la información del ERP sea correcta.

¿Puedo en un ERP realizar simulaciones de datos para la toma de decisiones?

Posiblemente se puede, pero tal vez el esfuerzo y el coste económico supongan un obstáculo.

Así que normalmente utilizamos Excel para crear modelos de simulación de datos que nos permitan tomar decisiones, por ejemplo teniendo en cuenta históricos y previsiones.

Durante el proceso de implantación del ERP normalmente se requiere la importación de datos desde el programa antiguo, y esta función generalmente se realiza con Excel o CSV.

Y por último, es recomendable antes de poner en marcha un desarrollo para un ERP, realizar una simulación o un diseño y en muchos casos se suele utilizar Excel para tal fin.

Si funciona y está validado con Excel es más fácil trasladarlo al ERP.

Así que como veis Excel está más vivo que nunca, las nuevas versiones lo han dotado de una capacidad unas funcionalidades increíbles, pero hay que utilizarlo adecuadamente en lo que es un especialista.

Algunos usuarios me han solicitado que Excel funcione como un ERP (gestione almacenes, lleve la contabilidad…) y eso es técnicamente imposible.

Excel realiza aquellas funciones que un ERP no llega o supondrían un coste tan alto que no vale la pena la inversión.

Ambos sistemas son complementarios y no sustitutivos.

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