POKA-YOKE y ODOO

POKA-YOKE y ODOO.

Qué es y cómo aplicar técnicas POKA-YOKE en la gestión del ERP ODOO.

Poka-Yoke es un término japonés que significa “evitar errores” empleado habitualmente en la metodología Lean y en procesos de calidad del área de fabricación.

La finalidad de esta metodología es aplicar sistemas automáticos de detección de errores para eliminarlos y llegar así a un resultado de cero defectos.

Tradicionalmente esta metodología se ha aplicado en áreas de fabricación y calidad sin embargo se puede trasladar su filosofía a otras áreas de la empresa que requieran evitar o reducir errores como por ejemplo el área de administración o contabilidad.

Un error en el área de administración o contabilidad puede tener repercusiones no tan importantes como el área de fabricación pero puede generar cierto descontento con clientes y proveedores y un consumo de tiempo de arreglo del error que podría destinarse en actividades que aportan mayor valor a la empresa.

Todo lo relacionado con errores es un “waste” o “desperdicio”, una de las funciones del Controller es detectar desperdicios y minimizarlos o eliminarlos.

¿Son los errores evitables?

¿Por qué se generan los errores?

¿Se puede poner medios para evitar de forma automática los errores?

Pongamos por ejemplo el caso del ERP ODOO.

El ERP ODOO es un sistema de gestión muy potente y unos de los tecnológicamente más avanzados, es un ERP open source y su base es tan abierta que si no se configura y se gestiona adecuadamente puede dar lugar a muchos errores.

En el ERP ODOO por defecto se puede crear una ficha de cliente con exactamente los mismos datos que un cliente ya existente incluido el nombre, esto puede dar lugar a duplicidades de un mismo cliente o proveedor.

Y con fichas de clientes o proveedores duplicadas se puede generar o registrar facturas de un mismo cliente o proveedor con distintas fichas.

Si el error no se detecta puede dar lugar a confusiones en la información y se pueden tomar decisiones equivocadas. Por fortuna el ERP ODOO permite la fusión de empresas duplicadas, pero hay que detectarlas, comprobarlas y es una solución que se aplica una vez se detecta el error.

Otro caso que se da en el ERP ODOO es que cuando se da de alta una empresa (cliente o proveedor) por defecto el sistema asigna una cuenta contable general.

Algunas empresas prefieren crear y asignar una cuenta contable específica.

El proceso de creación de una nueva cuenta contable para asignarla a la empresa se realiza de forma manual y esto puede generar errores como por ejemplo crear una cuenta con más o menos dígitos de los que corresponde o asignar el nombre de la cuenta en el campo código y viceversa.

Cuando el error es detectado hay que realizar rectificaciones a nivel contable y de facturas.

El tiempo que se pierde realizando estos arreglos es importante sobre todo si hay muchas facturas afectadas.

Con un simple mecanismo que evite errores a la hora de crear cuentas contables puede suponer a la empresa un importante ahorro de tiempo y en consecuencia de dinero sobre el tiempo desperdiciado a la hora de corregir los errores a posteriori.

Si se pueden evitar errores en el ERP ODOO o cualquier proceso administrativo intenta poner mecanismos para que no ocurran. Corregir errores es un waste o desperdicio.

El trabajo administrativo no es una actividad que genera valor añadido a la empresa por lo que minimizar o eliminar errores es importante para tener un coste óptimo.

La metodología poka-yoke se puede aplicar en cualquier área de la empresa y el controller puede contribuir a su aplicación.

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