Proyectos & Servicios ODOO

Proyectos & Servicios ODOO.

Cómo utilizar el ERP ODOO en una empresa de servicios – proyectos

El siguiente vídeo muestra cómo utilizar el ERP ODOO en una empresa que ofrece servicios y trabajan por proyectos (sin almacén y sin fabricación) con el estándar de la versión Enterprise (sin adaptaciones y sin módulos adicionales)

En el vídeo de ejemplo de muestra cómo configurar los servicios, su clasificación y su estructura según el tipo de trabajo que se vaya a realizar.

Se muestra cómo facturar completamente o parcialmente los servicios desde los pedidos de venta, cómo los pedidos de venta están vinculados con los proyectos y tareas.

Se puede observar cómo registrar horas reales trabajadas y compararlas con las planificadas.

Y también cómo gestionar la facturación recurrente de contratos o suscripciones, a través de la utilización de la plantilla de productos / servicios para este fin.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 1. CRM y alta de contactos y clientes

En el siguiente vídeo mostramos un ejemplo del funcionamiento del CRM, la gestión de oportunidades, acciones comerciales y el alta de un contacto, un cliente potencial o un cliente real.

Este vídeo es el primero de una serie que muestran un caso real de una empresa del sector de limpieza con las particularidades que este tipo de empresas disponen.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 2. Planificación horas y costes y facturación recurrente

Este vídeo explica una de las funciones clave de un ERP del sector limpieza, la planificación de trabajos en horas y costes para el cálculo teórico de la rentabilidad de un proyecto.

En el vídeo se explica el siguiente proceso. Desde el CRM el cliente potencial nos solicita un presupuesto comercial para una serie de trabajos a realizar. La empresa de limpieza desde la oportunidad del CRM crea un nuevo proyecto y planifica el tipo de trabajador, el periodo de tiempo y las horas semanales, también se pueden planificar trabajos de tipo mensual. Con la planificación de trabajos se calcula el coste total del proyecto por meses y por tipos de trabajo, se puede calcular el precio de venta aplicando un porcentaje sobre el coste o ajustándolo manualmente.

Con esto obtenemos una rentabilidad prevista antes de realizar la oferta económica al cliente.

La empresa de limpieza monta su oferta económica en un Word, debido a que prefiere presentar la información de forma diferente dependiendo de cada cliente potencial.

Si el cliente acepta la oferta, se marca la oportunidad como ganada, la empresa de limpieza ya puede asignar trabajadores específicos al proyecto y validar la planificación de trabajos.

El contrato se genera automáticamente.

En el contrato se seleccionan los servicios a facturar y la fecha de la próxima factura, se selecciona el tipo de cantidad variable en función del tipo de trabajo para que a la hora de facturar vincule los importes del proyecto de cada mes con su respectiva factura. Todos los meses se facturará de forma automática, el responsable de facturación no tendrá que acordarse de que importe corresponde facturar cada mes (teniendo en cuenta que los importes pueden ser variables cada mes) El responsable de facturación lo único que tendrá que hacer es revisar las facturas y validarlas.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 3. Pedidos ventas y compras productos entregables relacionados con Proyecto

En este vídeo mostramos otro proceso del ERP ODOO del sector de empresas de limpieza, el proceso consiste en la venta de productos (la empresa no dispone de almacén) por lo que son entregados directamente desde el proveedor al cliente. Los productos son del tipo lejía, detergente…

En primer lugar cuando se da de alta un producto se asignan los proveedores y el precio de compra de cada proveedor.

Cada cliente tiene un porcentaje sobre el coste del producto del proveedor para calcular los precios de venta en el pedido de venta.

Cuando se genera el pedido de venta se selecciona el cliente y los productos, para cada producto se selecciona el proveedor, por lo que la información que se muestra es el precio de compra del proveedor, el % incremento sobre el coste aplicado al cliente y el precio de venta calculado de forma automática.

Al mismo tiempo tanto en el pedido de venta y de compra se selecciona el proyecto al cual se le relaciona, cuando se emite la factura de ventas o se recibe la factura de compras en el proyecto aparecerán estos conceptos como ingresos reales en el caso de las ventas y gastos reales en el caso de las compras.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 4. Fusión de facturas de clientes

En este vídeo del ejemplo del vertical del sector limpieza del ERP ODOO mostramos cómo fusionar varias facturas de clientes.

En este caso fusionamos una factura de servicios generada a través de la facturación recurrente automática del contrato derivado del proyecto y la factura de un pedido de productos entregables al cliente directamente a través del proveedor.

Para poder fusionar varias facturas, estas tienen que tener el mismo cliente, la misma dirección de facturación, el mismo comercial, la misma cuenta contable y la misma cuenta analítica. Las facturas deben estar en estado borrador para poder fusionarse.

Para fusionar las facturas, las seleccionamos y pulsamos la opción fusionar facturas y seleccionaremos la fecha de factura, la nueva factura mostrará en documento de origen los documentos de las facturas que tenían las facturas fusionadas, se creará una nueva factura de forma automática que habrá que validar y las facturas fusionadas aparecerán con estado cancelado por lo que las podremos eliminar de forma manual en caso de ser necesario.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 5. Fichero recibos domiciliados SEPA y conciliación bancaria

En el siguiente vídeo mostramos el proceso de configurar los datos necesarios en un cliente para generar un fichero SEPA sobre los vencimientos o recibos de facturas emitidas.

En primer lugar, se muestra el registro de una cuenta bancaria en un cliente, la creación de un mandato, la selección del método de pago (en este caso configurado como Recibo Domiciliado SEPA) y los plazos de pago.

Al emitir la factura los datos configurados en el cliente se trasladan a la factura y cuando se valida se trasladan al asiento contable.

A través de la orden de cobro seleccionamos por fecha de vencimiento los apuntes contables a incluir en la remesa de cobro SEPA.

Generamos el fichero para su importación y procesamiento en el sistema del banco.

Y finalmente a través de la importación de los extractos bancarios conciliamos el apunte de la remesa.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 6. Importación nóminas Excel y pago a empleados por transferencia SEPA

En el siguiente vídeo continuamos con funciones del vertical del sector limpieza del ERP ODOO, en este caso es una función muy útil no solo para empresas del sector limpieza sino para aquellas empresas con un número elevado de empleados.

El proceso es el siguiente.

La empresa dispone de un fichero en Excel con la información de nóminas de todos los empleados de un mes, la primera columna del archivo Excel es el código de empleado para poder relacionarlo con el ERP ODOO.

En el ERP ODOO se selecciona la fecha del asiento y la fecha de pago de las nóminas.

Se importa el archivo Excel y se procesa para generar el asiento contable.

En el asiento contable vemos la cuenta 465 desglosada por empleado, esta información se utilizará para generar el archivo de transferencia SEPA.

Para generar el archivo de transferencia SEPA antes de importar el archivo de nóminas cada empleado debe tener configurada su cuenta bancaria.

Para generar el fichero de transferencia SEPA, es necesario crear una orden de pago e importar los apuntes contables del mes importados de la cuenta 465 de los empleados.

Una vez generado el fichero y procesado en el banco y una vez importado el fichero N43 de extractos bancarios conciliamos el pago con el apunte de la orden de pago.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 7. Registro y control de horas reales trabajadas

En este vídeo mostramos el sistema que se utiliza para registrar horas reales trabajadas.

Como no es práctico que los empleados rellenen partes de trabajo semanales o mensuales para registrarlos posteriormente en el sistema, más aún cuando el número de empleados es elevado, el mejor sistema a la hora de controlar horas reales trabajadas para imputar el coste real a cada proyecto es realizando ajustes sobre las horas planificadas.

Cada empleado tiene una planificación previa de las horas a trabajar cada mes.

Si esas horas varían por cualquier circunstancia se ajustan desde incidencias.

A la hora de calcular horas reales trabajadas tendremos en cuenta las horas planificadas más o menos las horas ajustadas por las incidencias.

En el siguiente vídeo se muestra un ejemplo del registro y control de horas reales trabajadas en una empresa del sector limpieza.