ODOO para Empresas de Servicios y Proyectos

Cómo utilizar el ERP ODOO en una empresa de servicios o proyectos.

En el siguiente vídeo se muestra cómo utilizar ODOO en una empresa que ofrece servicios y trabaja por proyectos, sin necesidad de gestionar almacenes ni procesos de fabricación.

El ejemplo está realizado con la versión Enterprise estándar, es decir, sin módulos personalizados ni desarrollos adicionales, para que se vea claramente lo que ODOO puede ofrecer de base.

En la demostración se explica cómo configurar los servicios, su clasificación y su estructura en función del tipo de trabajo que realiza la empresa.

También se muestra cómo facturar los servicios completa o parcialmente desde los pedidos de venta, y cómo estos pedidos se vinculan automáticamente con los proyectos y las tareas.

Además, se puede ver cómo registrar las horas reales trabajadas, compararlas con las planificadas y gestionar la facturación recurrente de contratos o suscripciones, utilizando las plantillas de productos/servicios diseñadas específicamente para ello.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 1. CRM y alta de contactos y clientes

En el siguiente vídeo mostramos un ejemplo del funcionamiento del CRM, la gestión de oportunidades, acciones comerciales y el alta de un contacto, un cliente potencial o un cliente real.

Este vídeo es el primero de una serie que muestran un caso real de una empresa del sector de limpieza con las particularidades que este tipo de empresas disponen.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 2. Planificación horas, costes y facturación recurrente

Este vídeo explica una de las funciones clave de un ERP del sector limpieza: la planificación de trabajos en horas y costes para el cálculo teórico de la rentabilidad de un proyecto.

En el vídeo se explica el siguiente proceso. Desde el CRM, el cliente potencial solicita un presupuesto comercial para una serie de trabajos a realizar. La empresa de limpieza, desde la oportunidad del CRM, crea un nuevo proyecto y planifica el tipo de trabajador, el periodo de tiempo y las horas semanales. También se pueden planificar trabajos de tipo mensual.

Con la planificación de trabajos se calcula el coste total del proyecto por meses y por tipos de trabajo. Se puede calcular el precio de venta aplicando un porcentaje sobre el coste o ajustándolo manualmente.

Con esto obtenemos una rentabilidad prevista antes de realizar la oferta económica al cliente.

La empresa de limpieza monta su oferta económica en Word, debido a que prefiere presentar la información de forma diferente dependiendo de cada cliente potencial.

Si el cliente acepta la oferta, se marca la oportunidad como ganada. La empresa ya puede asignar trabajadores específicos al proyecto y validar la planificación de trabajos.

El contrato se genera automáticamente.

En el contrato se seleccionan los servicios a facturar y la fecha de la próxima factura. También se selecciona el tipo de cantidad variable en función del tipo de trabajo para que, a la hora de facturar, vincule los importes del proyecto de cada mes con su respectiva factura.

Todos los meses se facturará de forma automática. El responsable de facturación no tendrá que acordarse de qué importe corresponde facturar cada mes, incluso cuando los importes sean variables. Solo tendrá que revisar las facturas y validarlas.

ERP ODOO para empresas de limpieza Parte 3. Pedidos de ventas y compras de productos entregables relacionados con proyecto

En este vídeo mostramos otro proceso del ERP ODOO para empresas de limpieza: la venta de productos entregados directamente desde el proveedor al cliente, sin necesidad de disponer de almacén.

Los productos pueden ser, por ejemplo, lejía, detergente u otros materiales consumibles.

En primer lugar, cuando se da de alta un producto, se asignan los proveedores y el precio de compra de cada proveedor.

Cada cliente tiene un porcentaje sobre el coste del producto del proveedor para calcular los precios de venta en el pedido de venta.

Cuando se genera el pedido de venta, se selecciona el cliente y los productos. Para cada producto se selecciona el proveedor, por lo que se muestra el precio de compra del proveedor, el porcentaje de incremento sobre el coste aplicado al cliente y el precio de venta calculado de forma automática.

Al mismo tiempo, tanto en el pedido de venta como en el pedido de compra se selecciona el proyecto al que se relaciona. Cuando se emite la factura de ventas o se recibe la factura de compras, en el proyecto aparecerán estos conceptos como ingresos reales, en el caso de las ventas, y gastos reales, en el caso de las compras.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 4. Fusión de facturas de clientes

En este vídeo del ejemplo del vertical del sector limpieza del ERP ODOO mostramos cómo fusionar varias facturas de clientes.

En este caso fusionamos una factura de servicios generada a través de la facturación recurrente automática del contrato derivado del proyecto y la factura de un pedido de productos entregables al cliente directamente a través del proveedor.

Para poder fusionar varias facturas, estas tienen que tener el mismo cliente, la misma dirección de facturación, el mismo comercial, la misma cuenta contable y la misma cuenta analítica. Las facturas deben estar en estado borrador para poder fusionarse.

Para fusionar las facturas, las seleccionamos y pulsamos la opción fusionar facturas. Seleccionaremos la fecha de factura y la nueva factura mostrará en documento de origen los documentos de las facturas fusionadas.

Se creará una nueva factura de forma automática que habrá que validar. Las facturas fusionadas aparecerán con estado cancelado, por lo que podremos eliminarlas de forma manual en caso de ser necesario.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 5. Fichero recibos domiciliados SEPA y conciliación bancaria

En el siguiente vídeo mostramos el proceso de configurar los datos necesarios en un cliente para generar un fichero SEPA sobre los vencimientos o recibos de facturas emitidas.

En primer lugar, se muestra el registro de una cuenta bancaria en un cliente, la creación de un mandato, la selección del método de pago —en este caso configurado como Recibo Domiciliado SEPA— y los plazos de pago.

Al emitir la factura, los datos configurados en el cliente se trasladan a la factura y, cuando se valida, se trasladan al asiento contable.

A través de la orden de cobro seleccionamos por fecha de vencimiento los apuntes contables a incluir en la remesa de cobro SEPA.

Generamos el fichero para su importación y procesamiento en el sistema del banco.

Finalmente, a través de la importación de los extractos bancarios, conciliamos el apunte de la remesa.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 6. Importación nóminas Excel y pago a empleados por transferencia SEPA

En el siguiente vídeo continuamos con funciones del vertical del sector limpieza del ERP ODOO. En este caso, se trata de una función muy útil no solo para empresas del sector limpieza, sino para cualquier empresa con un número elevado de empleados.

El proceso es el siguiente:

La empresa dispone de un fichero Excel con la información de nóminas de todos los empleados de un mes. La primera columna del archivo Excel es el código de empleado, para poder relacionarlo con el ERP ODOO.

En ODOO se selecciona la fecha del asiento y la fecha de pago de las nóminas.

Se importa el archivo Excel y se procesa para generar el asiento contable.

En el asiento contable vemos la cuenta 465 desglosada por empleado. Esta información se utilizará para generar el archivo de transferencia SEPA.

Para generar el archivo de transferencia SEPA, antes de importar el archivo de nóminas, cada empleado debe tener configurada su cuenta bancaria.

Para generar el fichero de transferencia SEPA, es necesario crear una orden de pago e importar los apuntes contables del mes de la cuenta 465 de los empleados.

Una vez generado el fichero, procesado en el banco e importado el fichero N43 de extractos bancarios, conciliamos el pago con el apunte de la orden de pago.

ERP ODOO empresas limpieza Parte 7. Registro y control de horas reales trabajadas

En este vídeo mostramos el sistema utilizado para registrar horas reales trabajadas.

Como no es práctico que los empleados rellenen partes de trabajo semanales o mensuales para registrarlos posteriormente en el sistema, especialmente cuando el número de empleados es elevado, el mejor sistema para controlar horas reales trabajadas e imputar el coste real a cada proyecto es realizar ajustes sobre las horas planificadas.

Cada empleado tiene una planificación previa de las horas a trabajar cada mes.

Si esas horas varían por cualquier circunstancia, se ajustan desde incidencias.

A la hora de calcular horas reales trabajadas se tienen en cuenta las horas planificadas más o menos las horas ajustadas por las incidencias.

En el siguiente vídeo se muestra un ejemplo del registro y control de horas reales trabajadas en una empresa del sector limpieza.