ERP ODOO para Empresas de Mantenimiento Informático (Caso Real)

La implantación de ERP ODOO en empresas de servicios y mantenimiento informático requiere entender muy bien sus procesos internos: contratos de mantenimiento, tickets de soporte, gestión de intervenciones, control de horas, planificación de técnicos, facturación recurrente y análisis de rentabilidad por cliente y servicio.

En este caso real (con nombres y datos modificados para respetar el acuerdo de confidencialidad), mostramos la experiencia de implantación en la empresa EMIHS Systems, una compañía dedicada al mantenimiento informático y soporte de hardware y sistemas, con actividad en toda España.

La empresa contactó con nosotros gracias a una recomendación previa. Su Director General buscaba un ERP integrado que unificara operaciones, eliminara tareas duplicadas y facilitara la toma de decisiones basada en datos reales, especialmente en una etapa de crecimiento acelerado.

Objetivo principal de la implantación

Diseñar un sistema que:

Integre toda la información en una única plataforma
Reduzca trabajo administrativo y errores manuales
Mejore el control de la actividad técnica y comercial
Permita análisis claros de rentabilidad por cliente, servicio y contrato
Facilite la toma de decisiones desde gerencia
Sea escalable para acompañar el crecimiento

¿Por qué ODOO?

El Director General identificó ODOO como la mejor opción debido a:

Su flexibilidad y capacidad de adaptación
Su crecimiento continuo como ERP global
Su modelo Cloud, que evita inversiones en servidores y mantenimiento
Su interfaz sencilla para el usuario final
Su capacidad para integrar CRM + Tickets + Proyectos + Facturación + Contabilidad en un solo sistema

La empresa no disponía de un ERP previo, sino de una combinación dispersa de herramientas:
programa de facturación, contabilidad separada, bases de datos en Access, hojas Excel y correo electrónico para incidencias. Todo ello dificultaba el control, la trazabilidad y el análisis.

Proceso de compras para empresas de servicios de mantenimiento informático con el ERP ODOO

Estos diseños se realizaron en la fase de envío del presupuesto del ERP por lo que se dejaba claro desde un principio cómo tenía que funcionar el sistema.

Para empezar el CRM debería recibir los correos electrónicos de los nuevos contactos o iniciativas de forma automatizada, y también debería tener un sistema de gestión documental integrado para poder ver desde la ficha del contacto o cliente los documentos relacionados con el mismo o adjuntos desde productos como catálogos o dosieres para el envío a contactos o clientes.

El ERP también debe integrar envío por email de presupuestos a contactos, pedidos de venta, facturación, contabilidad integrada, gestión de compras, almacén y una de las partes más importantes, la gestión de incidencias.

Las incidencias deben entrar en el ERP de forma automática a través del correo electrónico, aunque también se pueden generar de forma manual por ejemplo las que provienen de llamadas entrantes. Una incidencia puede ser desde un problema técnico a solventar, un problema con el servicio, una solicitud de servicio, una visita técnica…

Dependiendo el tipo de incidencia se requiere la asignación al departamento comercial, al departamento técnico o al administrativo…. Al ser una empresa de servicios es muy importante para la empresa EMISH Systems el tiempo de respuesta al cliente, también es importante el seguimiento de las acciones a realizar para solventar la incidencia así como el estado de la misma (Algunos de los estados de la incidencia son: abierta, pendiente material, en espera del cliente, reabierta, desarrollo, resuelta pendiente validar, testeo, finalizada, anulada..)

La propia incidencia puede generar pedidos de venta y/o de compra o el pedido de venta genera el pedido de compra automáticamente, también se aprovecha la misma incidencia para la imputación de recursos consumidos como horas de trabajo, materiales y productos almacenables.

Este tipo de sector factura tanto servicios, como horas de trabajo, equipos y productos inventariables, por lo que además de llevar un control de rentabilidades a nivel de cuenta analítica también necesitan llevar un control de los productos que tienen almacenados, por lo que deben gestionar entradas y salidas de los productos con sus respectivos albaranes.

En consecuencia, se generan indicadores clave relacionados con las incidencias, su estado y el nivel de servicio. Se controlan los costes asociados a las incidencias. La rentabilidad de los pedidos tanto los generados a través del CRM como a través de las incidencias. Así como el valor del inventario.

A nivel de gestión y contabilidad la empresa EMISH Systems dedicada a Servicios y Mantenimiento Informático puede generar contratos para realizar una facturación recurrente de forma automática, emitir órdenes de cobro y órdenes de pago SEPA, importar extractos bancarios y contabilizar todo de forma automática por lo que en todo momento Emilio Hanss director general de EMISH Systems puede saber en tiempo real qué facturas están pendientes de cobro y de pago, cuál es el saldo de todas las cuentas bancarias controladas y contabilizadas diariamente, y la previsión de tesorería a corto plazo de las facturas con próximo vencimiento.

La implantación se realizó con éxito en un plazo de 3 meses, los trabajos efectuados fueron el diseño del ERP, migración de datos, configuraciones del ERP, configuración en servidor externo, parametrización y personalización plantillas (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas), personalización informes y reporting, testeo y puesta en marcha, formación y asistencia a la puesta en marcha.

La empresa EMISH Systems también nos solicitó ciertas personalizaciones adaptadas a su forma de trabajar aunque no requerían cambios importantes en la estructura del ERP.
Cambios como añadir campos en CRM, informes personalizados y vistas de control fueron incluidos en el presupuesto inicial.

Como todo el proyecto se realizó de forma remota el coste de la implantación y el mantenimiento fue mucho más bajo de lo habitual.

Actualmente la empresa EMISH Systems ha decidido lanzar un sistema de crecimiento a través de franquicias por lo que cada una va a tener que adoptar el ERP similar al de la empresa base.
El coste de implantación a cada franquicia es inferior al de la base ya que es una copia del mismo, aun así tiene un coste de implantación y de mantenimiento pero la escalabilidad es tremenda y el plazo de implantación también se reduce en gran medida.

Emilio Hanss director general de EMISH Systems empresa dedicada a Servicios y Mantenimiento informático está complentamente satisfecho con el servicio prestado y por la decisión tomada para cambiar a un sistema de información integrada con el ERP ODOO.