ODOO para Mantenimiento Informático

La implantación de ERP ODOO en empresas de servicios y mantenimiento informático requiere entender muy bien sus procesos internos: contratos de mantenimiento, tickets de soporte, gestión de intervenciones, control de horas, planificación de técnicos, facturación recurrente y análisis de rentabilidad por cliente y servicio.

En este caso real, con nombres y datos modificados para respetar el acuerdo de confidencialidad, mostramos la experiencia de implantación en la empresa EMIHS Systems, una compañía dedicada al mantenimiento informático y soporte de hardware y sistemas, con actividad en toda España.

La empresa contactó con nosotros gracias a una recomendación previa. Su Director General buscaba un ERP integrado que unificara operaciones, eliminara tareas duplicadas y facilitara la toma de decisiones basada en datos reales, especialmente en una etapa de crecimiento acelerado.

Objetivo principal de la implantación

Diseñar un sistema que:

Integre toda la información en una única plataforma.
Reduzca trabajo administrativo y errores manuales.
Mejore el control de la actividad técnica y comercial.
Permita análisis claros de rentabilidad por cliente, servicio y contrato.
Facilite la toma de decisiones desde gerencia.
Sea escalable para acompañar el crecimiento.

¿Por qué ODOO?

El Director General identificó ODOO como la mejor opción debido a:

Su flexibilidad y capacidad de adaptación.
Su crecimiento continuo como ERP global.
Su modelo Cloud, que evita inversiones en servidores y mantenimiento.
Su interfaz sencilla para el usuario final.
Su capacidad para integrar CRM + Tickets + Proyectos + Facturación + Contabilidad en un solo sistema.

La empresa no disponía de un ERP previo, sino de una combinación dispersa de herramientas:
programa de facturación, contabilidad separada, bases de datos en Access, hojas Excel y correo electrónico para incidencias. Todo ello dificultaba el control, la trazabilidad y el análisis.

Proceso de compras para empresas de servicios de mantenimiento informático con ODOO

Estos diseños se realizaron en la fase de envío del presupuesto del ERP, por lo que se dejaba claro desde el principio cómo tenía que funcionar el sistema.

Para empezar, el CRM debía recibir los correos electrónicos de los nuevos contactos o iniciativas de forma automatizada. También debía contar con un sistema de gestión documental integrado, para poder ver desde la ficha del contacto o cliente los documentos relacionados, así como adjuntos desde productos como catálogos o dosieres para el envío a contactos o clientes.

El ERP también debía integrar envío por email de presupuestos a contactos, pedidos de venta, facturación, contabilidad integrada, gestión de compras, almacén y una de las partes más importantes: la gestión de incidencias.

Gestión de incidencias y soporte técnico

Las incidencias deben entrar en el ERP de forma automática a través del correo electrónico, aunque también se pueden generar de forma manual, por ejemplo, cuando provienen de llamadas entrantes.

Una incidencia puede ser un problema técnico a resolver, una incidencia con el servicio, una solicitud de asistencia, una visita técnica o cualquier otra necesidad del cliente.

Dependiendo del tipo de incidencia, se requiere la asignación al departamento comercial, técnico o administrativo.

Al tratarse de una empresa de servicios, para EMIHS Systems era muy importante controlar el tiempo de respuesta al cliente, el seguimiento de las acciones a realizar, así como el estado de cada incidencia. Algunos estados habituales eran: abierta, pendiente de material, en espera del cliente, reabierta, desarrollo, resuelta pendiente de validar, testeo, finalizada o anulada.

La propia incidencia podía generar pedidos de venta y/o de compra. También podía ocurrir que el pedido de venta generara automáticamente el pedido de compra.

Además, se aprovechaba la misma incidencia para imputar recursos consumidos como horas de trabajo, materiales y productos almacenables.

Control de inventario, rentabilidad y reporting

Este tipo de empresa factura tanto servicios como horas de trabajo, equipos y productos inventariables. Por tanto, además de llevar un control de rentabilidades a nivel de cuenta analítica, también necesita controlar los productos almacenados, gestionando entradas y salidas con sus respectivos albaranes.

Como consecuencia, se generan indicadores clave relacionados con las incidencias, su estado y el nivel de servicio. También se controlan los costes asociados a las incidencias, la rentabilidad de los pedidos generados desde CRM o desde incidencias, y el valor del inventario.

Gestión, contabilidad y tesorería

A nivel de gestión y contabilidad, la empresa EMIHS Systems puede generar contratos para facturación recurrente automática, emitir órdenes de cobro y órdenes de pago SEPA, importar extractos bancarios y contabilizar todo de forma automática.

De esta forma, dirección puede saber en tiempo real qué facturas están pendientes de cobro y de pago, cuál es el saldo de todas las cuentas bancarias controladas y contabilizadas diariamente, y cuál es la previsión de tesorería a corto plazo de las facturas con próximo vencimiento.

Resultado de la implantación

La implantación se realizó con éxito en un plazo de 3 meses. Los trabajos efectuados fueron:

Diseño del ERP.
Migración de datos.
Configuraciones del ERP.
Configuración en servidor externo.
Parametrización y personalización de plantillas: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.
Personalización de informes y reporting.
Testeo y puesta en marcha.
Formación y asistencia a la puesta en marcha.

La empresa EMIHS Systems también solicitó ciertas personalizaciones adaptadas a su forma de trabajar, aunque no requerían cambios importantes en la estructura del ERP.

Cambios como añadir campos en CRM, informes personalizados y vistas de control fueron incluidos en el presupuesto inicial.

Implantación remota, menor coste y escalabilidad

Como todo el proyecto se realizó de forma remota, el coste de la implantación y el mantenimiento fue mucho más bajo de lo habitual.

Actualmente la empresa EMIHS Systems ha decidido lanzar un sistema de crecimiento a través de franquicias, por lo que cada una va a tener que adoptar un ERP similar al de la empresa base.

El coste de implantación para cada franquicia es inferior al de la base, ya que parte de una copia del mismo sistema. Aun así, sigue existiendo un coste de implantación y mantenimiento, pero la escalabilidad es muy elevada y el plazo de implantación se reduce considerablemente.

Emilio Hanss, director general de EMIHS Systems, empresa dedicada a servicios y mantenimiento informático, quedó completamente satisfecho con el servicio prestado y con la decisión de cambiar a un sistema de información integrada con el ERP ODOO.