ERP ODOO para empresas de mantenimiento informático

ERP ODOO para empresas de mantenimiento informático. Caso real.

Para no revelar el nombre de la empresa ni ningún dato relacionada con la misma cumpliendo de esta forma con el contrato de confidencialidad cambiaremos los datos clave excepto nuestra experiencia y trabajos realizados en este proyecto.

Debido a nuestra especialización en empresas de este sector (servicios y mantenimiento informático) ya que hemos implantando bastantes ERPs similares adaptados a su forma de trabajar y gracias a una recomendación, se puso en contacto con nosotros la empresa EMIHS Systems (Empresa Mantenimiento Informático Hardware y Sistemas., recordemos que tanto el nombre como los datos son ficticios) empresa situada en una población muy cercana a Madrid con ámbito de actuación en toda España.

Su propietario y Director General Emilio Hanss nos proporcionó su objetivo, las razones por las que necesita la implantación de un ERP como ODOO y los requisitos que debería tener el ERP para cumplir con sus necesidades.

Para resumir, expondremos brevemente sus comentarios:

Objetivo ERP ODOO: Un ERP que integre los procesos y la información entre las distintas áreas que mejore el control, reduzca trabajo administrativo, proporcione información fiable y en tiempo real para toma de decisiones y que ayude a mejorar los procesos, un sistema que ayude a la fase de crecimiento actual de la empresa.

¿Por qué Emilio Hanss pensó en la implantación del ERP ODOO? ODOO es uno de los sistemas integrados de información con mayor crecimiento del mercado debido a su versatilidad, su conectividad y su capacidad de adaptación al crecimiento de la empresa. Un sistema muy potente y fiable a nivel técnico y muy sencillo de utilizar a nivel de usuario, accediendo a través de navegador web conectado a un servidor interno o externo (externo = sistema cloud, ahorra inversión y costes de mantenimiento de un servidor propio)

Para el ahorro de costes de implantación y mantenimiento se decidió realizar todo el trabajo de forma remota.

Emilio Hanss actualmente no dispone de un ERP por lo que su sistema de gestión se basa en un programa de facturación, un programa de contabilidad, bases de datos Access para el control de ciertas operaciones, hojas de cálculo Excel para ciertos procesos, análisis de información e informes y correo electrónico para la gestión de incidencias, además de carecer de ciertas funciones que actualmente consideran de vital importancia para el crecimiento de la empresa como un CRM integrado y automatizado.

Las necesidades de la empresa EMISH Systems se pueden resumir en los siguientes mapas de procesos.

Proceso de ventas, CRM y gestión documental.

Proceso de compras para empresas de servicios de mantenimiento informático con el ERP ODOO

Estos diseños se realizaron en la fase de envío del presupuesto del ERP por lo que se dejaba claro desde un principio cómo tenía que funcionar el sistema.

Para empezar el CRM debería recibir los correos electrónicos de los nuevos contactos o iniciativas de forma automatizada, y también debería tener un sistema de gestión documental integrado para poder ver desde la ficha del contacto o cliente los documentos relacionados con el mismo o adjuntos desde productos como catálogos o dosieres para el envío a contactos o clientes.

El ERP también debe integrar envío por email de presupuestos a contactos, pedidos de venta, facturación, contabilidad integrada, gestión de compras, almacén y una de las partes más importantes, la gestión de incidencias.

Las incidencias deben entrar en el ERP de forma automática a través del correo electrónico, aunque también se pueden generar de forma manual por ejemplo las que provienen de llamadas entrantes. Una incidencia puede ser desde un problema técnico a solventar, un problema con el servicio, una solicitud de servicio, una visita técnica…

Dependiendo el tipo de incidencia se requiere la asignación al departamento comercial, al departamento técnico o al administrativo…. Al ser una empresa de servicios es muy importante para la empresa EMISH Systems el tiempo de respuesta al cliente, también es importante el seguimiento de las acciones a realizar para solventar la incidencia así como el estado de la misma (Algunos de los estados de la incidencia son: abierta, pendiente material, en espera del cliente, reabierta, desarrollo, resuelta pendiente validar, testeo, finalizada, anulada..)

La propia incidencia puede generar pedidos de venta y/o de compra o el pedido de venta genera el pedido de compra automáticamente, también se aprovecha la misma incidencia para la imputación de recursos consumidos como horas de trabajo, materiales y productos almacenables.

Este tipo de sector factura tanto servicios, como horas de trabajo, equipos y productos inventariables, por lo que además de llevar un control de rentabilidades a nivel de cuenta analítica también necesitan llevar un control de los productos que tienen almacenados, por lo que deben gestionar entradas y salidas de los productos con sus respectivos albaranes.

En consecuencia, se generan indicadores clave relacionados con las incidencias, su estado y el nivel de servicio. Se controlan los costes asociados a las incidencias. La rentabilidad de los pedidos tanto los generados a través del CRM como a través de las incidencias. Así como el valor del inventario.

A nivel de gestión y contabilidad la empresa EMISH Systems dedicada a Servicios y Mantenimiento Informático puede generar contratos para realizar una facturación recurrente de forma automática, emitir órdenes de cobro y órdenes de pago SEPA, importar extractos bancarios y contabilizar todo de forma automática por lo que en todo momento Emilio Hanss director general de EMISH Systems puede saber en tiempo real qué facturas están pendientes de cobro y de pago, cuál es el saldo de todas las cuentas bancarias controladas y contabilizadas diariamente, y la previsión de tesorería a corto plazo de las facturas con próximo vencimiento.

La implantación se realizó con éxito en un plazo de 3 meses, los trabajos efectuados fueron el diseño del ERP, migración de datos, configuraciones del ERP, configuración en servidor externo, parametrización y personalización plantillas (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas), personalización informes y reporting, testeo y puesta en marcha, formación y asistencia a la puesta en marcha.

La empresa EMISH Systems también nos solicitó ciertas personalizaciones adaptadas a su forma de trabajar aunque no requerían cambios importantes en la estructura del ERP.
Cambios como añadir campos en CRM, informes personalizados y vistas de control fueron incluidos en el presupuesto inicial.

Como todo el proyecto se realizó de forma remota el coste de la implantación y el mantenimiento fue mucho más bajo de lo habitual.

Actualmente la empresa EMISH Systems ha decidido lanzar un sistema de crecimiento a través de franquicias por lo que cada una va a tener que adoptar el ERP similar al de la empresa base.
El coste de implantación a cada franquicia es inferior al de la base ya que es una copia del mismo, aun así tiene un coste de implantación y de mantenimiento pero la escalabilidad es tremenda y el plazo de implantación también se reduce en gran medida.

Emilio Hanss director general de EMISH Systems empresa dedicada a Servicios y Mantenimiento informático está complentamente satisfecho con el servicio prestado y por la decisión tomada para cambiar a un sistema de información integrada con el ERP ODOO.