Qué es el Control del Presupuesto.
Los presupuestos son una herramienta de gestión muy útil. Un presupuesto es una metodología de gestión para traducir en términos financieros los objetivos estratégicos de la empresa.
El objetivo habitual de la empresa es obtener beneficios suficientes y estables para satisfacer tanto a los accionistas como a los trabajadores.
Y al mismo tiempo para generar liquidez para empresa.
Habitualmente el presupuesto tiene una periodicidad anual, coincidiendo de esta forma con el ejercicio fiscal o año financiero.
Esto significa que el presupuesto es sostenible y estable, independientemente de sus fluctuaciones o variabilidad interanual, lo importante es la constancia que genera.
Esta periodicidad promueve la mejora continua y por lo tanto la competitividad, es decir, si cada año mejoramos los resultados un porcentaje, a largo plazo habremos conseguido resultados increíbles.
Sin esta periodicidad, no podemos analizar ni controlar la mejora de resultados, por lo que no podremos asegurar que a largo plazo la empresa sea todo lo competitiva que requiera su sector.
La mejora continua que promueve el presupuesto implica de forma inconsciente o natural un crecimiento constante. Este crecimiento facilita la supervivencia, el mantenimiento de la cuota de mercado o incluso la obtención de una mayor cuota.
Se puede argumentar que el Control del Presupuesto consigue que la empresa se mueva siempre hacia adelante.
Si la empresa tiene accionistas externos, estos esperarán una rentabilidad media para un periodo mínimo de tiempo, si esta rentabilidad no se consigue hay muchas probabilidades de que abandone el proyecto.
Una ventaja para los empleados de la empresa es que el Presupuesto promueve la motivación a la hora alcanzar objetivos. No solo desde el punto de vista económico, sino también desde la valoración y realización del trabajo realizado.
Una empresa rentable no solo beneficia a accionistas, proveedores, empleados y administraciones publicas mediante el pago de impuestos. También puede aportar beneficios y ventajas a la sociedad.
Este beneficio recíproco, genera automáticamente su propia demanda por lo que se retroalimenta en la misma empresa.
El Control del Presupuesto, no es una metodología de fiscalización, ni de presión.
Todo lo contrario, es una referencia a seguir para la consecución de un objetivo.
El presupuesto se elabora para saber hacia dónde tenemos que ir.
¿Esto significa que el presupuesto puede cambiar? El presupuesto no cambia ya que no podemos modificar los objetivos cada mes según nos convenga o nos interese. El presupuesto generalmente está relacionado con el plan estratégico, por lo que su establecimiento y su posterior consecución es una cuestión estratégica.
En muchos posts leo que el presupuesto hay que ir ajustándolo. Esto no debería ser así. Una empresa por ciertos motivos puede realizar pequeños ajustes en el presupuesto pero sin que afecten demasiado a la línea estratégica establecida y normalmente se realizan al inicio del año fiscal o año financiero.
En cierta forma el presupuesto es inamovible.
Lo que no tienen en cuenta los autores que tratan de justificar cambios en el presupuesto a lo largo del ejercicio, es que un elemento clave para la gestión presupuestaria son las proyecciones.
Estas por supuesto que cambian. Siempre cambian.
No es lo mismo las proyecciones a inicio de año que las de mitad de año o las de final del año.
Las proyecciones están sujetas a cambios en el entorno, en el mercado, en acciones de la competencia, en cambios coyunturales y sobre todo en acciones o decisiones que tome la empresa para cambiar el rumbo del resultado.
Por ejemplo si las proyecciones a partir de febrero indican que la empresa va a tener pérdidas a final del año, la empresa dispone de 10 meses para tomar las medidas necesarias y convertir estas pérdidas proyectadas en beneficios.
Lógico, ¿verdad? Si por anticipado sabemos que vamos a tener pérdidas, sería incomprensible quedarse de brazos cruzados y no hacer nada. Lo normal es que esta información motive a la empresa a moverse (de ahí el significado de la palabra motivación)
La empresa tendrá que pensar qué medidas tomar para revertir la situación, de lo contrario, si la empresa no hace nada y asume las pérdidas, no solo habrá sido un año inútil, sino que puede tener implicaciones negativas a largo plazo.
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Algunos autores afirman que el presupuesto no es necesario cumplirlo, sino que con acercarse es suficiente. Esto depende de la empresa. En sectores altamente competitivos y con un presupuesto estrechamente ligado al plan estratégico, su cumplimiento es fundamental para la supervivencia de la empresa. Por esa razón sectores como el automovilístico el cumplimiento del presupuesto es vital para sus intereses estratégicos tanto a corto como a largo plazo. El incumplimiento del presupuesto podría conllevar graves consecuencias para la competitividad de la empresa.
Es cierto que la gestión del presupuesto no debe ser extremadamente detallada ni compleja, pero esto ocurre con cualquier herramienta o metodología de Control de Gestión. El beneficio de su aplicación siempre debe ser superior a los costes de su implementación y mantenimiento.
¿Cuántos informes se generan en las empresas que resultan muy laboriosos en tiempo de los trabajadores y no aportan gran valor a la empresa?
El grado de detalle del presupuesto lo determinará el beneficio que aporte a la misma.
Si el grado de detalle es a nivel de producto, proveedor o empleado, y esto aporta mejores resultados a la empresa, entonces vale la pena.
Muchas empresas se complican la vida a la hora de elaborar un presupuesto, y por esa razón nunca llegan a ponerlo en marcha.
Estas empresas no se dan cuenta de que tienen delante de su pantalla del PC toda la información que necesitan para su elaboración.
La información más sencilla a la hora de poner en marcha un sistema de Control Presupuestario es la información contable.
Al fin y al cabo, la contabilidad es el reflejo de lo que ha pasado la empresa en el pasado. La contabilidad además de valorar activos y sus respectivas depreciaciones, controlar deuda y saldos de clientes y proveedores, también registra ingresos y gastos.
Y esto es lo que nos interesa, los ingresos y los gastos, cuya diferencia es el beneficio o pérdida. ¿sencillo, verdad?
Los ingresos vienen generados por las ventas habituales de la empresa. Así que si establecemos un objetivo de ventas esto tendrá una traducción en los ingresos contables. También puede haber ingresos financieros o extraordinarios, pero generalmente no están vinculados a la actividad normal de la empresa.
Los gastos también los tenemos controlados. Dependiendo del tipo de actividad de la empresa seguro que podemos clasificar los gastos en directos y generales, o variables y fijos.
Lo normal es saber qué tipo de gastos tenemos, incluso qué proveedores los generan.
También podemos saber qué tipo de gastos de personal tenemos, incluso las amortizaciones, los gastos financieros, los extraordinarios….
Todo está en la contabilidad, por lo que si esta no está falseada o manipulada, es la mejor fuente de información y la más sencilla que tenemos como punto de partida para elaborar un presupuesto.
¿Es necesario hacer una lista detallada de los productos con sus respectivas proyecciones de ventas en unidades y precios por meses?
¿O tal vez podemos aprovechar la experiencia de la información contable de meses anteriores y junto con el equipo comercial determinar un objetivo de crecimiento o de reducción para el próximo año?
Y lo mismo con el resto de partidas.
No es necesario complicarse la vida para elaborar un presupuesto.
Si por ejemplo sabemos que el proveedor principal nos va a hacer una reducción de precios del 5%, el cual representa el 45% de los costes de materias primas, y tenemos como objetivo incrementar las ventas un 7%, entonces podemos aplicar una fórmula para calcular cuál va a ser el objetivo de gasto de este proveedor. En la mayoría de casos no hace falta ir a un grado de detalle excesivo.
Otro ejemplo podría ser que el alquiler de la nave nos va incrementar un 3% por contrato. O que tenemos que ajustar las nóminas de los empleados según el convenio del sector.
Toda esta información nos va a permitir construir un presupuesto de forma sencilla sin necesidad hacer generar algoritmos predictivos complejos.
Una vez elaborado un presupuesto en línea con el plan estratégico y SMART (ya que es un objetivo) lo más importante, tal como he comentado antes, es saber gestionar las proyecciones.
Normalmente el presupuesto del siguiente año se elabora antes que acabe el año actual. No tiene sentido establecer un presupuesto en marzo cuando el año fiscal finaliza en diciembre.
Tal como he comentado el presupuesto es un objetivo, pero las proyecciones es lo que realmente va a pasar.
Imagina que hemos establecido el objetivo y de repente en marzo aparece de la nada un virus que genera una pandemia y modifica todos los planes. Esto ha sido una realidad.
Las empresas se han tenido que adaptar a la nueva situación. Aquellas empresas que han trabajado bien ajustando las proyecciones y han tomado las medidas necesarias en función de las proyecciones seguramente habrán podido acabar bien el año.
¿Pero cómo sabemos si las proyecciones se van a cumplir?
Las proyecciones no son inamovibles, cambian cada mes, por lo tanto se van ajustando según el entorno y las acciones tomadas.
Cuanto más nos acerquemos al final del año fiscal o año financiero, serán más precisas y habrá menos margen de error.
¿Todavía tienes dudas sobre cómo poner en marcha un Sistema de Control Presupuestario?
Si necesitas más información contacta conmigo y hablamos sobre cómo ponerlo en marcha rápidamente en tu empresa.
Para más información aquí te dejo un vídeo de una versión anterior del Sistema de Control Presupuestario, los conceptos generales son similares por lo que te puedes ir familiarizando con esta metodología.
Descarga la DEMO de la versión 2kM15 en el siguiente botón.
Descarga Control Presupuestario Ytd FYFcst M15 Ejemplo Informes Control Presupuestario
J.A.T
Esta forma de llevar un control presupuestario lo cambia todo. Nunca lo habíamos intentado porque no considerábamos que fuese a resultar útil. Pero con la metodología de Dani ahora vemos el potencial y pensamos que nos va a ayudar mucho.
R.M
La técnica y la herramienta de Control Presupuestario nos está ayudando a una mejor gestión de los gastos y eso nos hace poder tomar mejores decisiones. Un gran aporte a nuestra gestión.
Información ampliada sobre Sistema Control Presupuestario
English Version Budget Control Excel Year-to-Date & Full-Year Forecast 2kM15
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