Un ejemplo de presupuesto y control presupuestario

By Dani Granero
In Presupuestos
Oct 8th, 2019
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Un ejemplo de presupuesto y control presupuestario

La empresa Maderas y Conglomerados Levante SL (nombre empresa ficticio para preservar la confidencialidad) hasta hace poco tiempo realizaba el clásico presupuesto contable basado en ajustes sobre el año anterior.

El presupuesto tenía una estructura parecida a la de la siguiente imagen. Un sistema sencillo que le permitía comparar los ingresos y gastos reales con los presupuestados.

 

presupuesto clásico contable

 

Este sistema básico proporcionaba a la empresa una visión a posteriori (ya cerrada la contabilidad del mes) sobre la diferencia entre el resultado económico deseado (presupuesto) y el real.

Al siguiente mes realizaban el mismo proceso y así hasta final de año. Una vez cerrado el ejercicio se realizaba una comparativa anual y si se habían conseguido los objetivos el jefe se alegraba y si no se conseguían, que se le va a hacer. Tal vez el año siguiente tendrían más suerte a la hora de conseguirlos.

Con este sistema no tenían en ningún momento control alguno sobre el presupuesto. El resultado final era impredecible.

 

¿Por qué no tenían control sobre el presupuesto?

En primer lugar si analizas la información a posteriori no puedes actuar o tomar decisiones sobre ella, lo hecho, hecho está.

Si no anticipas los resultados a través de previsiones, no puedes establecer un plan de acción para mejorar los resultados con la finalidad de intentar alcanzar la situación deseada (presupuesto)

Si se establece un presupuesto (situación deseada) alineada con los objetivos estratégicos, que menos que establecer un plan de acción para intentar alcanzarlo.

 

¿Cómo sabemos si vamos a alcanzar el presupuesto o no?

Muy sencillo, a través de las previsiones.

¿Pero las previsiones no es lo mismo que el presupuesto?

Las previsiones son situaciones que consideramos que van a ocurrir mientras que el presupuesto es la situación deseada que queremos alcanzar.

No es lo mismo desear algo, que pensar que es lo que va a ocurrir realmente.

Lo bueno de trabajar con previsiones es que estos hechos económicos todavía no han ocurrido, por lo tanto si no han ocurrido podemos actuar sobre ellos para cambiarlos, alterarlos y modificarlos a través de acciones y decisiones.

Imaginemos que antes de arrancar 2020 tenemos un presupuesto para la partida del personal de 100.000

Sin embargo las previsiones nos indican que a final del año el coste será de 120.000.

Tenemos todo un año por delante para intentar que el coste real sea de 100.000 o inferior en lugar de los 120.000 previstos.

Para ello se establecen acciones para intentar conseguir ese objetivo.

Y esta es la parte más complicada, denominada “pasar a la acción” o “tomar decisiones”

Con la carga de trabajo prevista las necesidades de personal son de 120.000, pero si realizamos mejoras en los procesos internos, si optimizamos los tiempos de trabajo, si realizamos automatizaciones, posiblemente las necesidades de personal se puedan reducir.

En una empresa está todo vinculado, posiblemente para reducir las necesidades de personal haya que invertir, pero y si esa inversión no solo reduce los costes de personal, sino que también mejora la capacidad de producción, reduciendo el coste del producto elaborado. Entonces tendríamos mayor margen, podríamos reducir los plazos de entrega, mejorarían los márgenes y la tesorería, se reducirían los costes financieros…

Es como el efecto dominó, el movimiento de una ficha hace que el resto de las fichas también se muevan.

Por esa razón los planes de acción tienen que estar bien elaborados y con un seguimiento constante.

 

¿Entonces el presupuesto solo hay que compararlo contra las previsiones para que sea efectivo?

Depende del momento del año que estemos analizando. Si ya tenemos cerrado contablemente el primer mes del año, disponemos de una información fantástica que es un mes real y 11 meses de previsiones, cuando se cierra el segundo mes, tendremos 2 meses de información real y 10 meses de previsiones.

Lo bueno de este sistema es que conforme se van cerrando los meses las previsiones se pueden ajustar. Ya que hemos empezado a trabajar el plan de acción.

Y las actuaciones sobre el plan de acción hacen que las previsiones cambien.

Si realizamos un seguimiento constante al plan de acción, a su evolución, lo adaptamos según vaya cambiando la situación y ajustamos las previsiones, entonces tenemos muchas posibilidades de alcanzar la situación deseada (el presupuesto)

Y esto es lo que persigue el propietario, gerente o responsables de áreas, ¿verdad?

La empresa Maderas y Conglomerados Levante SL  cambió el año pasado de sistema presupuestario y desde entonces tiene un mayor control sobre el presupuesto, el trabajar con previsiones y plan de acciones le permite realizar mejoras internas, que tienen un gran impacto en el resultado de la empresa. Sus resultados están mejorando, lo que la convierte en una empres más competitiva y ya está mirando en futuras expansiones y en crecimiento.

En el siguiente vídeo os muestro un ejemplo de seguimiento del presupuesto con previsiones muy parecido al que adoptó la empresa Maderas y Conglomerados Levante SL

 

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Publicado por: Dani Granero

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