Ejemplo de Presupuesto y Control Presupuestario

Un Ejemplo de Presupuesto y Control Presupuestario

La empresa Maderas y Conglomerados Levante SL (nombre empresa ficticio para preservar la confidencialidad) hasta hace poco tiempo realizaba el clásico presupuesto contable basado en ajustes sobre el año anterior.

El presupuesto tenía una estructura parecida a la de la siguiente imagen. Un sistema sencillo que le permitía comparar los ingresos y gastos reales con los presupuestados.

 

presupuesto clásico contable

 

Este sistema básico proporcionaba a la empresa una visión a posteriori (ya cerrada la contabilidad del mes) sobre la diferencia entre el resultado económico deseado (presupuesto) y el real.

Al siguiente mes realizaban el mismo proceso y así hasta final de año. Una vez cerrado el ejercicio se realizaba una comparativa anual y si se habían conseguido los objetivos el jefe se alegraba y si no se conseguían, que se le va a hacer. Tal vez el año siguiente tendrían más suerte a la hora de conseguirlos.

Con este sistema no tenían en ningún momento control alguno sobre el presupuesto. El resultado final era impredecible.

 

¿Por qué no tenían control sobre el presupuesto?

En primer lugar si analizas la información a posteriori no puedes actuar o tomar decisiones sobre ella, lo hecho, hecho está.

Si no anticipas los resultados a través de previsiones, no puedes establecer un plan de acción para mejorar los resultados con la finalidad de intentar alcanzar la situación deseada (presupuesto)

Si se establece un presupuesto (situación deseada) alineada con los objetivos estratégicos, que menos que establecer un plan de acción para intentar alcanzarlo.

 

¿Cómo sabemos si vamos a alcanzar el presupuesto o no?

Muy sencillo, a través de las previsiones.

¿Pero las previsiones no es lo mismo que el presupuesto?

Las previsiones son situaciones que consideramos que van a ocurrir mientras que el presupuesto es la situación deseada que queremos alcanzar.

No es lo mismo desear algo, que pensar que es lo que va a ocurrir realmente.

Lo bueno de trabajar con previsiones es que estos hechos económicos todavía no han ocurrido, por lo tanto si no han ocurrido podemos actuar sobre ellos para cambiarlos, alterarlos y modificarlos a través de acciones y decisiones.

Imaginemos que antes de arrancar 2020 tenemos un presupuesto para la partida del personal de 100.000

Sin embargo las previsiones nos indican que a final del año el coste será de 120.000.

Tenemos todo un año por delante para intentar que el coste real sea de 100.000 o inferior en lugar de los 120.000 previstos.

Para ello se establecen acciones para intentar conseguir ese objetivo.

Y esta es la parte más complicada, denominada “pasar a la acción” o “tomar decisiones”

Con la carga de trabajo prevista las necesidades de personal son de 120.000, pero si realizamos mejoras en los procesos internos, si optimizamos los tiempos de trabajo, si realizamos automatizaciones, posiblemente las necesidades de personal se puedan reducir.

En una empresa está todo vinculado, posiblemente para reducir las necesidades de personal haya que invertir, pero y si esa inversión no solo reduce los costes de personal, sino que también mejora la capacidad de producción, reduciendo el coste del producto elaborado. Entonces tendríamos mayor margen, podríamos reducir los plazos de entrega, mejorarían los márgenes y la tesorería, se reducirían los costes financieros…

Es como el efecto dominó, el movimiento de una ficha hace que el resto de las fichas también se muevan.

Por esa razón los planes de acción tienen que estar bien elaborados y con un seguimiento constante.

 

¿Entonces el presupuesto solo hay que compararlo contra las previsiones para que sea efectivo?

Depende del momento del año que estemos analizando. Si ya tenemos cerrado contablemente el primer mes del año, disponemos de una información fantástica que es un mes real y 11 meses de previsiones, cuando se cierra el segundo mes, tendremos 2 meses de información real y 10 meses de previsiones.

Lo bueno de este sistema es que conforme se van cerrando los meses las previsiones se pueden ajustar. Ya que hemos empezado a trabajar el plan de acción.

Y las actuaciones sobre el plan de acción hacen que las previsiones cambien.

Si realizamos un seguimiento constante al plan de acción, a su evolución, lo adaptamos según vaya cambiando la situación y ajustamos las previsiones, entonces tenemos muchas posibilidades de alcanzar la situación deseada (el presupuesto)

Y esto es lo que persigue el propietario, gerente o responsables de áreas, ¿verdad?

La empresa Maderas y Conglomerados Levante SL  cambió el año pasado de sistema presupuestario y desde entonces tiene un mayor control sobre el presupuesto, el trabajar con previsiones y plan de acciones le permite realizar mejoras internas, que tienen un gran impacto en el resultado de la empresa. Sus resultados están mejorando, lo que la convierte en una empres más competitiva y ya está mirando en futuras expansiones y en crecimiento.

En el siguiente vídeo os muestro un ejemplo de seguimiento del presupuesto con previsiones muy parecido al que adoptó la empresa Maderas y Conglomerados Levante SL

 

Mejor sistema control presupuestario excel

 

Si te interesa un sistema similar para tu empresa ponte en contacto conmigo.

 

Llevar un control presupuestario en la empresa ajustando previsiones, ¿de verdad es tan importante?

Es una pena que no tengamos recursos ilimitados para poder vivir, sin tener que preocuparnos en qué gastamos o invertimos nuestro dinero.

En una economía familiar sabemos que el dinero que entra de forma mensual por lo que podemos hacer una previsión de lo que entrará el próximo año.

En base la entrada de dinero prevista podemos tomar decisiones por partidas del dinero que podemos gastar en vivienda, alimentación, transporte, educación, ropa, ocio, ahorro e inversiones….

El presupuesto de ingresos y gastos es la situación deseada, pero la realidad puede generar desviaciones respecto a lo deseado, por lo que en base a las realidades ajustamos las previsiones para intentar alcanzar lo deseado.

Si por ejemplo un mes tenemos un gasto extraordinario no contemplado en el presupuesto, podemos ajustar la previsión reduciendo en otras partidas para no desviarnos del presupuesto.

 

 

A grandes rasgos esto es lo que suelen realizar las economías familiares, algunos lo harán los cálculos de cabeza, otros más meticulosos lo harán en papel y los más detallistas posiblemente lleven una hoja de cálculo con todos los números.

Si en una economía familiar es fundamental llevar un control presupuestario y realizar correcciones en las previsiones para no salirnos del presupuesto.

En una empresa parece obvio que se debería llevar un control de estas características, y más aun con la cantidad de factores que afectan al resultado de la empresa, pues la realidad es que muy pocas empresas llevan un sistema de control presupuestario ajustando las previsiones para evitar una desviación respecto a lo presupuestado.

Las empresas que llevan un presupuesto tan solo comparan lo real con lo presupuestado, pero no tienen en cuenta las previsiones ajustadas para los próximos meses.

Por ejemplo, reducción precios de venta, caída de la demanda debido a algún factor, incremento costes de las materias primas, incremento precio de la energía…

 

 

Posiblemente sepamos lo que va a ocurrir los próximos meses hasta finalizar el ejercicio presupuestario, pero no incluimos las previsiones en el sistema para analizar el resultado final de los meses con datos reales incluyendo además los meses con datos previstos para compararlo con el presupuesto y determinar si se va a alcanzar o no la situación deseada.

Si sabemos lo que va a pasar podemos tomar acciones para corregir las previsiones y conseguir alcanzar el presupuesto.

 

Ya te adelanto que las grandes empresas incluyen previsiones en su comparativa con el presupuesto ya que es la única forma de saber anticipadamente si vamos a alcanzar el objetivo.

Tal vez todo esto que estoy contando pueda sonar a chino y que penséis que es difícil de llevar en la empresa.

Se por experiencia que llevarlo a cabo en una herramienta de gestión no es una tarea fácil, yo mismo peleaba con viarios archivos Excel y procesos muy manuales hace casi 20 años cuando era Controller en la Planta de Recambios de la fábrica Ford en Almussafes y gestionaba el presupuesto.

Gracias a la experiencia y a la cantidad de proyectos realizados a lo largo de los años he conseguido optimizar y automatizar todo el proceso en una herramienta de gestión.

Como podéis ver en el vídeo de la siguiente herramienta de Control Presupuestario, el sistema es sencillo de aplicar para cualquier usuario.

Si tenéis alguna duda respecto al funcionamiento de este sistema contactad conmigo y lo comentamos.

 

Cómo integrar el presupuesto económico con las proyecciones financieras

El presupuesto y las proyecciones financieras son herramientas que las empresas utilizan habitualmente en la gestión. Con es presupuesto se establece las metas u objetivos a conseguir (situación deseada) y con las proyecciones se estima si realmente se va en la dirección correcta.

Algunas empresas utilizan el presupuesto y las proyecciones financieras por separado, pero lo ideal sería poder utilizarlas en la misma herramienta.

Por ejemplo, el presupuesto cuantifica los ingresos que una empresa desea lograr para un período futuro, mientras que las proyecciones financieras estiman los ingresos que se lograrán en un período futuro.

Si el presupuesto solo lo comparamos con los datos ya contabilizados, nos da una visión actual (a fecha de hoy) de cómo va la empresa respecto al objetivo, esto es un buen indicador pero no podemos actuar sobre el mismo ya que son hechos que ya han ocurrido. Sin embargo si incluimos a los datos ya contabilizados las proyecciones financieras hasta final del año, esto nos da una visión bastante realista de cómo puede acabar el ejercicio respecto al presupuesto, de esta forma sí que podemos actuar para mejorar los resultados ya que todavía tenemos margen de tiempo suficiente. Este indicador es el ideal para poder tomar decisiones y poder influir sobre el resultado final.

Es lo que en inglés se denomina Budget full year forecast. Comparación del presupuesto contra la combinación del Year-to-date (contabilidad cerrada a fecha de hoy) con el forecast (proyecciones financieras) siendo el resultado de la combinación el Full Year Forecast.

Este sistema tiene que ir acompañado de una justificación de las proyecciones, por ejemplo incremento de la demanda, variación precios de venta, campaña de ofertas, contrataciones o despidos de personal, inversiones, incremento o reducción de costes de adquisición de materiales, incremento o reducción de costes de estructura, incremento o reducción de costes financieros..

Y al mismo tiempo el sistema debería ir acompañado de un plan de acción para poder influir y actuar sobre las proyecciones para conseguir alcanzar la situación deseada (presupuesto)

 

Ejemplo Control Presupuestario utilizando previsiones. Modelo utilizado por grandes empresas

En el siguiente vídeo creo desde cero un modelo de control presupuestario utilizado habitualmente por grandes empresas y multinacionales.

Este sistema controla el acumulado de datos reales contra el presupuesto y el más importante la combinación de datos reales y previsiones para el resto del año contra el presupuesto anual.

Este sistema permite anticipar los resultados al presupuesto y actuar según un plan definido o mediante acciones correctoras.  Un sistema para tomar decisiones y conseguir los resultados esperados.

El presupuesto del año viene heredado de las previsiones del año anterior, normalmente con 9 meses de datos reales y 3 meses de previsiones, aplicando objetivos de mejoras.

Una vez analizado, negociado y definido el presupuesto, se compara contra los actuals (datos reales) según se vaya cerrando la contabilidad mensual y al mismo tiempo trabajamos en los forecast (previsiones) para ver como terminaremos el año comparado con el presupuesto. Las previsiones tienen que estar justificadas y llevan asociada un plan de acción con la finalidad de no dejar las previsiones al azar y controlar los resultados que conseguiremos al final del año.


 

Plantilla Excel Cuenta Explotación Analítica y Control Presupuestario V2019 M9 Enterprise Edition

Al poco tiempo de terminar el Master de Management Accounting después de finalizar la carrera universitaria accedí a un puesto de Graduate Trainee en una planta de un conocida multinacional, al mes de acceder me asignaron el control del Budget o el presupuesto de la planta, yo tenía conocimientos teóricos relacionados con el presupuesto pero nunca los había puesto en práctica en una empresa y mucho menos en una multinacional, el presupuesto se llevaba en Excel lo había heredado del predecesor Controller de Planta.

El sistema que la planta tenía montado era un galimatías, varios libros muchos de ellos vinculados, llenos de hojas con datos y símbolos que al principio resultaban incomprensibles. Los primeros meses fueron duros, trabajando en un entorno peculiar como la planta de una multinacional en la que cada uno vela por sus propios intereses y desconfían de que un joven recién licenciado vaya realizándoles preguntas sobre cuestiones financieras y con el presupuesto.

Muchos empleados son conscientes de que en este tipo de organizaciones son una mera partida de gasto y que las exigencias y las presiones sobre el presupuesto pueden hacer que se generen traslados a otras plantas, cambios de puestos o reducciones. Así que cada uno guarda su parcela de información como un tesoro al cual es difícil acceder.

Pero poco a poco vieron en mi a un escudo entre el gran jefe y ellos, vieron que los golpes los recibía y paraba yo en lugar de ellos, esta situación hizo que los empleados de la planta me abrieran un poco de su particular cofre del tesoro de información, lo que me permitió que pudiese trabajar a fondo el sistema presupuestario, empezar a comprenderlo y a sacarle rendimiento. Reduje el procedimiento y lo simplifiqué, lo que al principio costaba bastantes horas al mes de mantenimiento se redujo a pocas horas al mes.

La reducción del tiempo de trabajo administrativo y mantenimiento del sistema me permitió sacarle partido y exprimirlo, tenía tiempo para pensar y elaborar planes de mejora para conseguir los resultados y de esta forma disponer de una situación holgada y de estabilidad financiera en la planta. La reducción del tiempo me permitió poder abordar y adquirir más y más responsabilidades y funciones. Casi toda la información relevante de la planta pasaba por mi mesa, ayudaba en el trabajo a mis compañeros, les ayudaba a mejorabr sus procedimientos y herramientas, me convertí en el “Consigliere” del gran jefe. Y todo esto gracias a reducir el tiempo en el mantenimiento de los sistemas, lo cual me permitía dedicar tiempo a lo realmente importante, que era mejorar los procesos y los resultados de la planta.

Algunos se preguntarán, ¿por qué no continúo trabajando allí? Un buen puesto, un buen salario, un buen horario… Es una historia muy larga, hace muchos años desde entonces, pero la cuestión es que si todavía estuviese trabajando allí, posiblemente no hubiese montado CASHTRAINERS y mi vida hubiese sido muy diferente. Gracias a no estar en aquella empresa he podido empaparme de muchas formas diferentes de trabajar en las empresas, he podido vivir muchas aventuras profesionales y he recopilado el suficiente conocimiento y experiencia para embarcarme en este apasionante proyecto.

 

Esta plantilla es un homenaje a mis comienzos, cuando gestionaba el presupuesto financiero de una planta de una multinacional. Un sistema que no tiene ni debe ser exclusivo de grandes corporaciones, un modelo que se puede aplicar a empresas de cualquier tamaño. Para poder implantar este sistema en cualquier tipo de empresa, ha sido necesario un estandarización y automatización muy importante de la aplicación.

Un modelo que en aquella época necesitaba de varios libros y varias horas de mantenimiento. Ahora las nuevas versiones de Excel mejoran la productividad y se pueden conseguir mejores automatismos y mayor capacidad de proceso de datos. Consiguiendo integrar en un solo fichero la gestión de múltiples archivos y hojas.

Ya me hubiese gustado disponer en aquella época una herramienta similar a la que os presento.

La herramienta se llama “CRA Budget Fcst Control V2019 M9 Enterprise Edition” e incluye:

  • El reparto porcentual de cuentas contables en distintas cuentas analíticas
  • La cuenta de explotación analítica desglosada en líneas y/o sublíneas de negocio
  • El control del presupuesto a nivel acumulado o YTD para la cuenta de explotación consolidada y para cada línea de negocio
  • El control del presupuesto a nivel Full-Year Forecast, incluyendo proyecciones y un plan de acciones integrado.

 

Un sistema compacto, fiable, automatizado, dinámico, flexible y productivo.

Un sistema que no solo te permitirá ahorrar tiempo de mantenimiento y trabajo administrativo sino que podrás gestionar, analizar y tomar decisiones igual que lo hacen las grandes multinacionales.

A continuación, os dejo algunas imágenes y más abajo un vídeo sobre el funcionamiento del sistema.

Si estás interesado o te gustaría implantar este modelo en tu empresa, llámame o envíame un correo y hablamos.

Recuerda que este sistema ya no es exclusivo de las grandes corporaciones, empresas de cualquier tamaño también pueden y en mi opinión es muy recomendable implementarlo.

Plantilla-Excel-CRA-Budget-Fcst-Control-V2019-M9-Enterprise-Edition

elaboración-presupuesto-V2019-M9-Enterprise-Edition-Plantilla-Excel

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clasificación-cuentas-contables-y-cuentas-analíticas-control-presupuestario

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proyecciones-para-control-presupuestario-FYForecast-plantilla-excel

informe-gestión-presupuestaria-FYFcst-plantilla-excel

plan-acciones-para-control-presupuestario-Full-Year-Forecast-plantilla-excel

Vídeo sobre el funcionamiento de CRA Budget Fcst Control V2019 M9 Enterprise Edition

9 errores habituales en la Gestión de un Presupuesto

Hace unos meses una empresa de congelados me comentaba que habían intentado elaborar un presupuesto en varias ocasiones como medida para reconducir la situación de la empresa, llevaban varios años con resultados negativos y pensaban que la solución consistía en reducir los gastos de materias primas, mano de obra y gastos generales.

Los muchos intentos de puesta en marcha generaron desconfianza en el equipo, consideraban que la herramienta aportaba muy poco y que les hacía perder el tiempo. La situación había desmotivado al personal de cara a futuros cambios en la gestión, llegando incluso a generar conflictos entre diferentes departamentos.

Analizando los anteriores intentos de lanzamiento, se descubrió que habían cometido algunos errores de diseño.

1) No habían elaborado el presupuesto en línea con la estrategia y el Business Plan.
La estrategia y el presupuesto seguían caminos diferentes, la estrategia perseguía el crecimiento, mientras que el presupuesto la reducción de costes, en algunos casos los objetivos se contradecían. El presupuesto es la traducción económica de la estrategia por lo que deben ir unidos de la mano.

2) No habían vinculado las cuentas contables con las actividades y recursos de la empresa.
Tan solo tuvieron en cuenta los valores contables para la elaboración del presupuesto. No habían elaborado un presupuesto de costes e ingresos detallados para el cálculo del margen bruto y la rentabilidad neta. Lo ideal es disponer de un presupuesto contable, un presupuesto de costes y uno de ingresos.

3) No habían confeccionado un plan de acciones que les permitiese alcanzar los objetivos.
Tenían objetivos pero no un plan de qué hacer, quién lo tiene que hacer y cuándo se tiene que hacer.

4) No habían delegado las distintas partes del presupuesto a los responsables de área.
Solo había un responsable del presupuesto, tanto del diseño, como de su ejecución y control, en este caso el responsable era el jefe de administración, los responsables de área desconocían sus objetivos y en consecuencia no tenían una motivación para actuar.

5) No habían involucrado a los responsables de área en la confección del presupuesto.
No preguntaron a las personas que más sabían sobre las actividades de la empresa, los que saben qué se puede conseguir y qué no, además de ser las personas responsables de la ejecución del plan de acción.

6) No habían considerado el presupuesto como un objetivo global.
El presupuesto conlleva trabajar en equipo para conseguir un objetivo común, no en objetivos individuales asignados cada área sin una meta conjunta.

7) No eran capaces de detectar las causas de las desviaciones.
Desconocían que afectaba a la consecución del presupuesto, en consecuencia resultaba complicado saber dónde había que mejorar.

8) No utilizaron el presupuesto como una herramienta de mejora.
Tan solo consideraron el presupuesto como una herramienta para reducir gastos, el sistema de control presupuestario no podía realizar correctamente su función de mejorar la competitividad, mejorar la rentabilidad, detectar oportunidades, eliminar el desperdicio….

9) Utilizaron el presupuesto como arma de presión y control.
El uso del presupuesto como herramienta de fiscalización, genera desmotivación, desconfianza y rechazo entre el personal, lo que dificultó aún más su aceptación y puesta en marcha.

Errores en el diseño de la elaboración del presupuesto y su gestión pueden generar más problemas que ventajas. El presupuesto es una herramienta imprescindible si tu empresa necesita ser más competitiva y mejorar de forma continua para conseguir resultados positivos en la Cuenta de Resultados.

Más información sobre Gestión, Control y Análisis de Presupuestos

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