Cálculo Costes Reales valoración FIFO y Costes Comerciales empresas de Distribución.
Este sistema de cálculo de costes es actualmente uno de los más complejos que he realizado con Excel, la razón de su complejidad es que realiza los mismos procesos que un programa de gestión o un ERP pero con la única finalidad de calcular los costes, los márgenes y la rentabilidad real para pedidos de venta o facturas, por lo que se puede elaborar una cuenta de explotación real mensual y se puede efectuar análisis de rentabilidad por clientes, productos, mercados, canales de venta y cualquier otra variable comercial que pueda resultar de interés a a la hora de analizar su rentabilidad.
A diferencia de los costes presupuetados o previstos los sistemas de costes reales tienen su dificultad en la valoración del inventario.
El modelo de ejemplo de este artículo está dirigido a empresas de Distribución, cuya actividad consiste en la adquisición de productos a proveedores, los productos se almacenan, tienen unos procesos de tratamiento que no de transformación, ya que en estos casos sería una empresa de fabricación, el tratamiento de los productos puede ser la limpieza de los mismos, el envasado…. Y posteriormente estos productos se comercializan.
Para calcular los costes reales de los productos, esta es la principal dificultad, se utiliza el sistema de valoración FIFO (First in first out o primero que entra primero que sale)
Para calcular el coste real con el método FIFO, necesitamos partir de un inventario inicial con su coste inicial valorado en el inventario, posteriormente registramos las líneas de facturas o pedidos de compra como entrada de productos, siendo la venta de los productos la salida de los mismos cuyo coste de ventas está valorado con el método FIFO.
Otra de las dificultadas de este sistema de cálculo de costes realizado con Excel es que también hay que registrar las líneas de pedidos de venta o facturas igual que se realiza en el programa de gestión o ERP, pero con la particularidad de que en el pedido o la factura podemos incorporar otros costes relacionadas con la misma, como pueda ser las horas de personal directo, las horas máquina, los envases utilizados, los portes en caso de que se tengan que añadir….
Esto implica tener que generar en el libro Excel una hoja para cada pedido o factura, en el ejemplo se ha creado un libro que gestiona hasta 2.000 pedidos o facturas para un año. En el caso de que la empresa gestione muchos más pedidos o facturas, habría que rediseñar el modelo y tal vez plantearlo de forma mensual con la posterior consolidación de datos de un archivo anual.
Tal como comento en el vídeo que encontrarás más abajo, Excel tiene sus limitaciones y no está concebido para realizar las funciones de un programa de gestión o un ERP. Aun así, este sistema de cálculo como veis en el vídeo se puede realizar con Excel.
¿Qué conseguimos obtener con la información de costes de los pedidos de venta o facturas?
En un primer lugar obtenemos el margen bruto real de cada línea de pedido, es decir, a nivel producto, valorado el coste con el método FIFO. Esto nos permite calcular el coste de ventas del producto y además incorporar otros costes asociados al pedido o factura que podemos denominar costes comerciales.
De esta forma para un pedido o factura obtendremos los ingresos, descontaremos los costes de ventas de los productos para calcular el margen bruto o el margen de los productos y a este margen le descontaremos los costes comerciales para obtener un margen comercial del pedido o la factura.
Con esta información y con los costes de estructura se confecciona una cuenta de explotación analítica para analizar la rentabilidad mensual real.
Este tipo de sistemas de cálculo realizados con Excel no pretende sustituir las funciones de un ERP o programa de facturación, sino suplir la carencia de información que tienen los programas estándar en relación a la contabilidad analítica o de costes.
La gran ventaja de realizar estos sistemas de cálculo con Excel es la rápida capacidad de adaptación a las necesidades de cálculo y de información por parte de la empresa, la rápida implantación y la baja inversión comparada con la integración de estos cálculos en el programa de facturación o ERP.
La desventaja es tener que duplicar cierta información disponible en el ERP, pero con una buena organización el mantenimiento de la información puede ser bajo en relación a los beneficios que aporta el sistema de cálculos.
Aquí os dejo unas imágenes del sistema de cálculo de costes reales FIFO para empresas de Distribución.
Para conocer con más detalle este sistema de cálculo de costes te recomiendo que no te pierdas detalle del siguiente vídeo, en el que explico su funcionamiento al completo con algunos ejemplos.
Si estás interesado en este modelo de cálculo de costes reales ponte en contacto conmigo.
Si quieres saber más sobre los modelos de costes que implanto en las empresas pulsa el siguiente enlace.
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