🏫 ODOO en Colegios: Ejemplo Real de Gestión Académica, Administrativa y Contable Integrada

Hace algo más de un año, Enma Campbell, Directora del centro Derby English School (nombres y datos modificados por confidencialidad), un colegio privado de habla inglesa con más de 500 alumnos y 100 empleados, buscaba una solución para unificar y automatizar todos sus procesos internos.

La situación inicial era la que ocurre en muchos centros educativos:

Un sistema para facturar.
Otro sistema diferente para contabilidad.
Hojas Excel para alumnos, rutas de autobús, comedor, horarios…
Y nada integrado entre sí.

El resultado:

Duplicidad de trabajo
Errores de gestión
Falta de control de costes
Información dispersa y difícil de proteger
Procesos lentos e ineficientes

El colegio necesitaba una plataforma única, segura y fácil de gestionar.

La solución propuesta fue ERP ODOO.

🎯 Objetivos del proyecto

Integrar en un único sistema:

Área	Proceso
Gestión Académica	Fichas de alumnos, cursos, grupos, servicios contratados
Servicios Escolares	Autobús, comedor, extraescolares
Gestión Comercial	CRM y relaciones con familias
Administración y Compras	Control de proveedores, almacén y suministros
Recursos Humanos	Empleados, ausencias, nóminas (vía gestoría)
Contabilidad & Finanzas	Facturación, cobros y pagos, contabilidad analítica
Portal Externo	Acceso privado para familias (notas, avisos, información)

Se nombró como coordinador interno del centro Jason Morgan, Subdirector del colegio.
Esto fue clave: siempre debe haber un responsable interno del proyecto.

👨‍🎓 Ficha del Alumno → El Centro del Sistema

En ODOO, cada alumno se gestiona como un cliente, pero la ficha fue totalmente adaptada:

Información incluida:

Datos personales y familiares
Curso / grupo asignado
Historial académico
Servicios contratados
Contratos y autorizaciones
Accesos a portal educativo
Documentación asociada (PDF, informes, certificados…)

Todo en una única ficha con accesos restringidos por perfil.

🚌 Servicios Escolares Integrados

Los servicios contratados por cada alumno se gestionan con fechas de inicio y fin, lo que permite:

Ver qué tenía contratado en cualquier momento del curso
Obtener estadísticas por trimestre o por curso
Gestionar cambios sin perder trazabilidad

Servicios incluidos:

Rutas de Autobús
- Ruta mañana / tarde (pueden ser diferentes)
- Parada asignada
- Observaciones
Comedor
- Dieta específica / menú especial
- Comedor asignado
- Turno horario
Actividades Extraescolares
- Día de la actividad
- Grupo / nivel
- Opcional: comedor extra ese día

Cada servicio tiene:

Informes
Búsquedas filtradas
Listados exportables
Seguimiento histórico

👨‍👩‍👧 Contactos Asociados (Padres, Tutores, Facturación)

Cada alumno puede tener múltiples contactos asociados:

Madre
Padre
Tutor legal
Facturación (si diferente)
Otros familiares autorizados

Esto permite:
✅ Diferentes direcciones
✅ Notificaciones personalizadas
✅ Control de autorizaciones y permisos

📦 Servicios Administrativos, Contabilidad y Facturación

El sistema integra:

Facturación mensual/por periodo de los servicios contratados
Gestión de cobros (incluye SEPA)
Plazos de pago personalizados por familia
Contabilidad analítica para saber:
→ Rentabilidad por alumno
→ Rentabilidad por curso
→ Rentabilidad por servicio

Este punto es clave para centros educativos que necesitan controlar márgenes.

🌐 Extranet para Familias

Se habilitó un portal de acceso privado donde los padres pueden consultar:

Notas y evaluaciones
Horarios
Actividades
Deberes
Circulares y noticias
Documentación del alumno

Esto reduce llamadas, correos y carga administrativa.

✅ Resultados Obtenidos

Acción	Impacto
Integración de datos y procesos	↓ Tiempo administrativo
Registro estructurado de alumnos y servicios	↓ Errores y duplicidades
Automatización de facturación y cobros	↓ Trabajo y riesgos
Portal para familias	↑ Transparencia y comunicación
Control de costes por alumno y servicio	↑ Toma de decisiones estratégicas
Seguridad en el acceso a datos	↑ Cumplimiento RGPD

En palabras de la dirección del centro:

“Ahora gestionamos más alumnos y más servicios con menos esfuerzo.”

¿De qué te sirve tener ODOO, uno de los mejores ERPs del mercado, si luego no aprovechas su información para Planificar, Controlar, Analizar y Tomar Decisiones?

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Asesoramiento, formación y soporte funcional de ODOO
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(Control y Análisis de Costes, Control de márgenes y rentabilidades, Cuenta Explotación Analítica y Control Presupuestario, Previsiones de Tesorería Avanzadas, planificación de procesos fabricación, almacén, carga de trabajos, informes de Control de Gestión Avanzados y otras técnicas y métodos de Controlling….)

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Dani nos está ayudando a utilizar ODOO de forma más eficiente, estamos subiendo rápidamente de nivel con el ERP. También nos está preparando informes de análisis y control muy útiles y herramientas de gestión fuera de serie. Siempre disponible al teléfono o el email, dispuesto a ayudar y colaborar en todo lo que se le propone. Trabajos muy profesionales y rápidos. Un servicio clave para nuestra empresa.

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