Caso Práctico ODOO: ERP Vertical para Empresas de Limpieza

Junto a un equipo especializado de programadores ODOO hemos desarrollado un vertical completo del ERP ODOO específicamente para empresas del sector de limpieza.
Este vertical nace de una necesidad clara del sector: planificar correctamente los trabajos, controlar los costes reales y asegurar la rentabilidad de cada contrato / servicio.

A diferencia de otros ERPs o programas sectoriales, el enfoque de este vertical está basado en dos pilares:

Calcular precios de venta en función de los costes previstos y la rentabilidad objetivo.
Comparar lo previsto con lo real para mejorar márgenes y eliminar ineficiencias.

🔍 Problema habitual en empresas del sector limpieza

Los contratos de servicio se cierran con precios por hora o por servicio, pero…
No se conoce de forma exacta cuántas horas reales se están ejecutando.
No se sabe cuánto está costando realmente la mano de obra.
No se evalúa si el contrato es rentable o se está perdiendo dinero.
La planificación de personal se realiza en hojas Excel, sin capacidad de control.
La facturación mensual es manual y lenta.

Resultado:

Pérdida de margen real.
Retrabajos administrativos.
Falta de control y visibilidad para dirección.

✅ Solución: ERP ODOO vertical sector limpieza

El sistema permite:

1. Presupuestación basada en costes y rentabilidad

Se configura el tipo de servicio.
Se estiman horas necesarias.
Se asignan categorías de empleados.
ODOO calcula automáticamente el precio de venta recomendado según la rentabilidad objetivo deseada.

Resultado: se ofrecen precios comerciales competitivos pero rentables desde el primer momento.

2. Planificación real de trabajos

Una vez el cliente acepta el presupuesto:

Se genera el contrato.
Se planifican las horas semanales / mensuales.
Se asignan empleados a cada servicio.
Los empleados registran sus horas y ausencias.

Y aquí está el punto clave:
El sistema compara horas planificadas vs horas reales.

3. Control automático de rentabilidad

Para cada contrato / cliente se puede saber:

Indicador	Valor
Horas previstas	✔
Horas reales trabajadas	✔
Coste real de mano de obra	✔
Margen real del contrato	✔
Desviaciones y alertas	✔

Esto permite detectar contratos que están perdiendo dinero y corregirlos antes de que sea tarde.

🧾 Otras funciones integradas del vertical

Área	Funcionalidad
CRM	Gestión de oportunidades y equipos comerciales.
Contratos	Facturación recurrente automática.
Compras y dropshipping	Entrega de materiales directamente al cliente.
Cálculo precio productos	% incremento sobre coste proveedor.
Bancos	Generación y envío de ficheros SEPA.
Conciliación bancaria	Importación de extractos para registros automáticos.
RRHH	Control de horas reales, incidencias y sustituciones.
Nóminas	Importación de fichero Excel y contabilización automática.
Pagos empleados	Pago por transferencia SEPA desde ODOO.

👥 Caso real: datos modificados

Empresa del sector limpieza con:

≈ 400 empleados.
Servicios en varias provincias.
Alta rotación y cobertura de ausencias diaria.

Con el vertical implantado lograron:

Mejora	Impacto
Automatización de facturación recurrente.	↓ Tiempos administrativos.
Control de rentabilidad por contrato.	↑ Decisiones basadas en datos.
Planificación y seguimiento de horas real vs plan.	↓ Horas improductivas.
Importación de nóminas y pagos automáticos.	↓ Trabajo del departamento laboral.
Mayor capacidad de control para gerencia.	↑ Rentabilidad y eficiencia.

🎥 Vídeos de ejemplo: caso real

CRM, alta de contactos y clientes

Proyectos, planificación trabajos horas y costes, planificación proyecto y facturación recurrente automática

Vendiendo y comprando productos vertical sector limpieza ERP ODOO

Fusionando facturas ERP ODOO empresas sector limpieza

Fichero recibos domiciliados SEPA y conciliación bancaria

Contabilizando cobros y pagos con ERP ODOO

Importación nóminas Excel y pago a empleados por transferencia SEPA

Registro y control horas reales trabajadas

Las empresas de servicios de limpieza, así como otras empresas con actividades parecidas, son muy intensivas en el consumo de horas trabajadas por personal directo. El coste del personal directo es una de las partidas más importantes de los gastos totales.

Determinar o planificar el coste del personal y otros costes a la hora de elaborar una oferta económica a un potencial cliente y presupuestar el margen de contribución es una actividad imprescindible si el objetivo es ser competitivos y ofrecer contratos viables económicamente.

Muchas empresas presupuestan a ojo, por intuición o en base a la experiencia. En muchos casos, estas prácticas equivalen a lanzar los dados y ver si sale un buen número o no.

Generalmente, el cliente busca en este tipo de servicios una buena relación calidad-precio, siendo el precio un factor muy importante. Los márgenes son muy estrechos, por lo que la planificación y el control de los costes directos es vital para conseguir que la empresa sea competitiva y garantice su viabilidad futura.

Para conseguir planificar y controlar los costes es importante apoyarse en herramientas de gestión que faciliten el trabajo a los comerciales y a los responsables de operaciones.

En el ERP, programa o software de gestión para empresas de limpieza, es importante contar con la función de CRM para filtrar los contactos recibidos, gestionar oportunidades de negocio, controlar acciones y las actividades del equipo comercial, con la finalidad de optimizar el ratio de conversión.

El sistema incluye un simulador de presupuestos económicos para la elaboración de presupuestos comerciales competitivos.

En el simulador se pueden tener en cuenta aspectos como la superficie a limpiar, la densidad de la superficie, el ratio horas / m2, el coste hora estándar por categoría profesional, el consumo de materiales, alquiler de equipos y otros costes aplicables. Algunas de estas opciones pueden requerir desarrollo adicional.

Con el simulador realizamos un cálculo preciso de los costes que va a tener el proyecto, al cual se puede aplicar el margen de contribución para calcular el precio de venta final.

Los proyectos se pueden subdividir en tareas o actividades para facilitar la elaboración del presupuesto económico interno y el presupuesto comercial.

Por ejemplo, si el proyecto consiste en la limpieza de un colegio o centro de enseñanza, las tareas pueden ser:

Limpieza de aulas.
Limpieza de pasillos y corredores.
Limpieza de escaleras.
Limpieza de aseos y lavabos.
Limpieza de vestuarios.
Limpieza de salas deportivas.
Limpieza de oficinas, salas de profesores y gabinetes.
Limpieza de exteriores y zonas deportivas.

En cada tarea se planifica el tiempo y los recursos a consumir y, por lo tanto, el coste de cada tarea o actividad.

El sistema también cuenta con gestión de recursos humanos para el control de bajas, ausencias y vacaciones.

El sistema incorpora funciones de generación de pedidos de venta y compra, movimientos de stock, generación de albaranes, control de almacén, emisión de facturas de venta y recepción de facturas de compra.

Se puede incorporar una gestión avanzada con informes de rentabilidad, planificación de tesorería y control de indicadores clave.

Y, al mismo tiempo, también se puede integrar todo el sistema de procesos contables, gestión de cobros y pagos y generación de informes contables.

ERP ODOO para empresas de ingeniería

Las empresas del sector ingeniería o similares suelen trabajar por proyectos.

¿Qué les interesa realmente a las empresas de ingeniería en la gestión de proyectos?

A las empresas de ingeniería les interesa principalmente:

Cumplir el plazo de entrega acordado con el cliente.
Que los proyectos sean rentables.
Que la empresa sea rentable en su totalidad.

Un proyecto se puede componer de distintas tareas. Cada tarea tiene una planificación de tiempo, por lo que la duración del proyecto dependerá desde la fecha de inicio de la primera tarea hasta la fecha final de la última tarea.

Hay tareas que dependen de la finalización de otras, por lo que si una tarea con dependencias se demora, el proyecto en su conjunto también se demorará.

En un proyecto hay dos conceptos de presupuesto:

Presupuesto de control interno del proyecto: rentabilidad económica prevista del proyecto, ingresos previstos menos gastos previstos.
Presupuesto comercial: presupuesto que se envía al cliente.

Registrar la previsión está muy bien, pero para que resulte de utilidad lo recomendable es conocer la rentabilidad real del proyecto y comparar la rentabilidad real con la prevista mediante desviaciones sobre el presupuesto.

Normalmente los proyectos consumen gastos directos. Para determinar la rentabilidad global de la empresa se debe considerar la rentabilidad de todos los proyectos y los gastos generales.

Hay empresas que prefieren repartir los gastos generales en los distintos proyectos bajo determinados criterios de reparto. Esta opción se puede realizar, pero suele encarecer en gran medida el proyecto de implantación.

Implantamos un ERP especializado para empresas de ingeniería que incluye CRM con gestión documental, envío de presupuestos a clientes, facturación, contabilidad y gestión de proyectos y tareas.

¿De qué te sirve tener ODOO, uno de los mejores ERPs del mercado, si luego no aprovechas su información para planificar, controlar, analizar y tomar decisiones?

Controller especializado en ODOO

Asesoramiento, formación y soporte funcional de ODOO.
Diseño y mejora de procesos de ODOO.
Implementación y mantenimiento de herramientas y técnicas de Controlling para ODOO.
Control y análisis de costes, control de márgenes y rentabilidades, cuenta de explotación analítica y control presupuestario, previsiones de tesorería avanzadas, planificación de procesos de fabricación, almacén, carga de trabajos, informes de control de gestión avanzados y otras técnicas y métodos de Controlling.

Responsable financiero empresa industrial

Dani nos está ayudando a utilizar ODOO de forma más eficiente, estamos subiendo rápidamente de nivel con el ERP. También nos está preparando informes de análisis y control muy útiles y herramientas de gestión fuera de serie. Siempre disponible al teléfono o el email, dispuesto a ayudar y colaborar en todo lo que se le propone. Trabajos muy profesionales y rápidos. Un servicio clave para nuestra empresa.

Ejemplos Servicios Consultoría Funcional ODOO & Controlling

Algunos métodos, técnicas y herramientas que implementan los Controllers del ERP ODOO para facilitar la planificación, el control y la toma de decisiones por parte de los gerentes y responsables de áreas.